Cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn chuyên nghiệp

Các ứng viên sau khi đi phỏng vấn đều mong muốn nhận được thư thông báo kết quả phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Vậy cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn như thế nào là lịch sự và chuyên nghiệp? Hãy cùng Monday Career tìm hiểu nhé!

Vì sao nên có thư thông báo kết quả phỏng vấn?

Về nguyên tắc, tất cả các thư từ của cơ quan hay tổ chức nào cũng có mục đích là thông báo cho người nhận. Sau cuộc phỏng vấn, dù các ứng viên có trúng tuyển hay không thì cũng nên viết thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên với mục đích:

• Thư thông báo nhằm xác nhận cho ứng viên giúp liên lạc dễ dàng và thuận lợi cho hai bên. Tạo mối liên kết nghề nghiệp giữa người nộp đơn và người sử dụng lao động
• Là một lời thông báo của nhà tuyển dụng khẳng định tiềm năng của ứng viên.
• Cung cấp thông tin của nhà tuyển dụng về quyết định trúng tuyển hay không trúng tuyển của ứng viên.
• Sự chuyên nghiệp của công ty thể hiện qua lá thư thông báo kết quả phỏng vấn. Từ đây có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển.
• Một lá thư thông báo với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng có thể giúp họ cải thiện bản thân. Điều này cũng sẽ giúp họ trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.
• Hơn nữa, nếu ứng viên chính thức nhận được thư từ chối từ phía nhà tuyển dụng, họ có thể tiếp tục cố gắng vì những cơ hội khác, không còn vướng mắc với cơ hội việc làm mà họ không được chọn.

Mẫu thư thông báo kết quả không trúng tuyển

Mẫu email thông báo lịch sự

THÔNG BÁO

V/v …………………………

Kính gửi: ………………………………………………………………………………………………..

Trước hết Công ty xin trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã tham gia vào chương trình tuyển dụng của công ty chúng tôi.

Sau khi kiểm tra kiến thức chuyên môn, kỹ năng và phỏng vấn, Công ty xin thông báo: Anh/Chị không trúng tuyển vào vị trí: ………………………………………………………………..

Trường hợp Anh/Chị muốn nhận lại hồ sơ, xin vui lòng liên hệ Anh/Chị ………………………..

Phòng Nhân sự. Nếu Anh/Chị không lấy lại hồ sơ, chúng tôi sẽ chuyển hồ sơ Anh/Chị vào hồ sơ lưu (ứng viên tiềm năng).

Trân trọng kính chào!

                                                                                                             TP. NHÂN SỰ

(Ký và ghi rõ họ tên)

Thư cám ơn

THƯ CẢM ƠN

V/v …………………………

Kính gửi:

Lời đầu tiên thay mặt Tập thể công ty xin trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã tham gia vào chương trình tuyển dụng của công ty chúng tôi.

Sau khi kiểm tra kiến thức chuyên môn, kỹ năng và phỏng vấn, Công ty xin thông báo: Anh/Chị không trúng tuyển vào vị trí: ………

Ban tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng kính chào!

                                                                                                                 NHÂN SỰ

(Ký và ghi rõ họ tên)

Thời gian trung bình gửi thư thông báo

Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của vị trí, bạn sẽ quyết định thời gian để gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn nhanh hay chậm. Nghiên cứu cho thấy rằng thời gian trung bình cần thiết để nhận được kết quả sau một cuộc phỏng vấn xin việc thay đổi tùy theo từng tình huống. Đặc biệt:

• 44% nhận được phản hồi từ chủ lao động của họ trong vòng vài tuần sau khi nộp đơn.
• 37% nhận được phản hồi trong vòng một tuần sau khi nộp đơn.
• Ít hơn 4% nhận được trả lời trong vòng một ngày.

Thời gian phản hồi trung bình sau khi phỏng vấn là 20 ngày làm việc, nhưng thay đổi theo ngành. Ví dụ, một số công ty, chẳng hạn như Điện tử và Sản xuất, thông báo cho các ứng viên thành công về một cuộc phỏng vấn, đôi khi trong vòng 15 ngày sau cuộc phỏng vấn. Các ngành khác, chẳng hạn như cơ khí, có thể mất tới 25 ngày để gửi thư. Khách sạn và ngành giải trí mất nhiều thời gian hơn sau 30 ngày.

Lưu ý về cách viết thư trả lời kết quả phỏng vấn

Số lượng người xin việc rất đông. Do đó, sự cạnh tranh là rất cao. Hãy lưu ý nhiều hơn trong các email về tính chuyên nghiệp, lịch sự,v.v.

Thông tin cá nhân của ứng viên

Công ty cũng cần bảo vệ thông tin cá nhân của ứng viên cho dù đó là thư rút đơn từ ứng viên. Điều này chứng tỏ tính chuyên nghiệp của nhóm/côngty này.

Lời cảm ơn chân thành

Đây là điều mà ứng viên nào cũng mong muốn nhận được từ công ty. Hãy chắc chắn rằng ứng viên quan tâm đến công ty và đánh giá cao vị trí mà họ ứng tuyển. Hãy dành thời gian của bạn để áp dụng và tham dự cuộc phỏng vấn.

Thư phản hồi của ứng viên sau phỏng vấn cần được trình bày rõ ràng. Đừng viết quá dài và lan man. Tập trung vào các yếu tố mang tính xây dựng thay vì nói về những gì ứng viên thiếu hoặc không phù hợp. Hãy động viên họ.

Mời ứng tuyển lại

Đây là một điểm rất sáng cho thư trả lời phỏng vấn. Nếu công ty xác định ứng viên không phù hợp với vị trí hiện tại, hãy lưu lại hồ sơ. Có thể có nhiều vị trí phù hợp hơn. Thông báo cũng là động lực để thúc đẩy tinh thần của họ tốt hơn.