Bạn đã nghe nhiều về khái niệm hoạt động bảo trợ truyền thông trong các chương trình truyền hình hoặc quảng cáo banner cho các chiến dịch truyền thông của thương hiệu, công ty.
Vậy hoạt động bảo trợ truyền thông là gì và làm thế nào để đăng ký bảo trợ truyền thông để thực hiện một chiến dịch truyền thông hiệu quả khi truyền thông ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, đóng góp vào thành công của thương hiệu và doanh nghiệp?
Hoạt động bảo trợ truyền thông là gì?
Thuật ngữ hoạt động bảo trợ truyền thông được sử dụng để mô tả các hoạt động tài trợ và hỗ trợ việc công bố thông tin về sự kiện hoặc chiến dịch tiếp thị/truyền thông sắp diễn ra, nhằm lan truyền thông tin để tạo sự nhận thức và tham gia đối với công chúng.
Hoạt động bảo trợ truyền thông thường được thực hiện thông qua việc đăng tải và thông báo từ các phương tiện truyền thông như báo chí, trang web, hoặc các tổ chức truyền thông trên các nền tảng chính thức của họ. Quá trình này giúp tăng cường độ tin cậy của thông tin truyền thông và tối ưu hóa khả năng tiếp cận thông tin đến với một lượng lớn người.
Hoạt động bảo trợ truyền thông cũng có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của chiến dịch truyền thông, được đàm phán và thảo thuận giữa các đối tác trong quá trình xin bảo trợ.
Đọc thêm: Gợi ý những kênh Podcast truyền cảm hứng hay nhất hiện nay
Vai trò của hoạt động bảo trợ truyền thông
Hoạt động bảo trợ truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc đưa thương hiệu đến gần hơn với cộng đồng người tiêu dùng và khán giả, đồng thời mang lại những thành tựu đáng kể cho cả nhà tài trợ truyền thông và các doanh nghiệp, thương hiệu được hỗ trợ truyền thông.
Đối với nhà bảo trợ
Những người tài trợ truyền thông sẽ mang lại những lợi ích đáng kể như sau:
- Góp phần tạo ra một ấn tượng tích cực hơn từ cộng đồng đối với nội dung truyền thông.
- Tối ưu hóa hiệu suất các hoạt động quan hệ công chúng và truyền thông cho thương hiệu, doanh nghiệp, từ đó tăng cường nhận thức và sự nhận biết về chương trình hoặc chiến dịch truyền thông.
- Các nhà tài trợ và hỗ trợ truyền thông cũng có thể tự quảng bá về mình thông qua những hoạt động hỗ trợ này.
- Thúc đẩy doanh số bán cho các tài liệu truyền thông hoặc báo chí khi có các sự kiện truyền thông.
- Nâng cao độ uy tín của giới truyền thông và những người tài trợ.
Đối với doanh nghiệp được bảo trợ
Đối với các sự kiện, chiến dịch, hoặc chương trình truyền thông, việc đạt được sự bảo trợ truyền thông thành công sẽ mang lại nhiều ưu điểm quan trọng:
- Tiết kiệm chi phí quảng cáo đáng kể cho doanh nghiệp.
- Tăng cường uy tín của thương hiệu và doanh nghiệp trên thị trường.
- Mở rộng độ phủ, sự phổ biến và khả năng tiếp cận một lượng lớn người dùng và khách hàng thông qua các phương tiện như báo chí, đài phát thanh, truyền hình, và các nền tảng truyền thông điện tử.
Những lợi ích này giúp doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh thương hiệu toàn diện và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động và chiến dịch tiếp theo của họ.
Tuy nhiên, hiện nay trong cộng đồng tổ chức sự kiện truyền thông, cạnh tranh ngày càng khốc liệt do có nhiều doanh nghiệp tham gia đề xuất tài trợ. Vì vậy, các doanh nghiệp và thương hiệu cần phải có những điểm nổi bật để tạo ấn tượng tích cực và thu hút sự chú ý từ các nhà bảo trợ truyền thông.
Cách xin hoạt động bảo trợ truyền thông & các yếu tố cần lưu ý
Đối tượng nào cần có bảo trợ truyền thông?
Phần lớn các chiến dịch, sự kiện, và chương trình truyền thông thường đều cần tìm kiếm sự hỗ trợ tài trợ để đạt được thành công cho doanh nghiệp. Dưới đây là những cơ hội mà các đối tượng sau đây có thể tirợ từ bảo trợ truyền thông để tạo ra những ảnh hưởng tích cực và đạt được kết quả:
- Các sự kiện quốc gia với quy mô lớn
- Sự kiện quan trọng tại khu vực hoặc địa phương
- Những sự kiện đặc biệt được tổ chức cho một đối tượng khách hàng cụ thể
- Hội nghị chuyên ngành
- Hội thảo lớn
- Các chiến dịch lớn của cộng đồng
- Lễ hội
- Buổi nói chuyện, diễn thuyết
- Các sự kiện đặc biệt
Các cá nhân, phòng ban liên quan
Doanh nghiệp có thể dành một nguồn lực tài chính cụ thể để đề xuất hoặc thương lượng về tài trợ truyền thông hoặc hợp tác truyền thông với các đối tác tiềm năng.
Dưới đây là một số đơn vị và phòng ban mà bạn có thể tham khảo và liên hệ để đề xuất các hoạt động tài trợ, bảo trợ truyền thông:
- Ban tư vấn cộng đồng
- Ban quan hệ cộng đồng
- Bộ phận quản lý bán hàng
- Đối tác thương hiệu
- Đối tác cộng đồng
- Bộ phận quản lý tiếp thị
Tạo bản đề xuất hoạt động bảo trợ truyền thông (Media Sponsorship Proposal)
Tiếp theo, bạn có thể hoàn thiện một đề xuất bảo trợ truyền thông đầy đủ về các thông tin quan trọng của sự kiện để nhà bảo trợ doanh nghiệp có thể xem xét và đánh giá dễ dàng hơn:
- Thông tin về số lượng người tham gia, quy mô, dữ liệu và các kênh truyền thông đang theo dõi.
- Cập nhật về số lượng kênh truyền thông.
- Kêu gọi hợp tác và thương lượng về bảo trợ truyền thông.
- Ghi chú và tóm tắt về các nội dung đã thảo luận trong các cuộc trao đổi trước đó.
Tạo bản báo cáo sau chiến dịch
Sau khi hoàn thành các chiến dịch, chương trình và sự kiện truyền thông, hãy đảm bảo cung cấp một bản tóm tắt và báo cáo toàn diện về toàn bộ sự kiện. Đồng thời, đảm bảo rằng mọi thỏa thuận truyền thông đã được thực hiện đầy đủ và được thể hiện một cách đầy đủ qua báo cáo.
Mối quan hệ đối tác truyền thông cũng như các hoạt động bảo trợ truyền thông có tác động quan trọng đối với thành công của chiến dịch.
Đọc thêm: 5W1H là gì? Cách ứng dụng tư duy 5W1H trong marketing
Phương pháp giúp quá trình hoạt động bảo trợ truyền thông hiệu quả
Để góp phần tạo nên thành công cho quá trình hoạt động bảo trợ truyền thông, bạn cần lên kế hoạch chi tiết xin bảo trợ/tài trợ truyền thông thật đầy đủ. Bên cạnh đó, có rất nhiều lưu ý khác cần chuẩn bị để tối ưu hiệu quả cho quá trình hoạt động bảo trợ truyền thông:
Lên kế hoạch viết và gửi bài
Khi bắt đầu quá trình đề xuất hoạt động bảo trợ truyền thông, bạn cần lập kế hoạch rõ ràng, bao gồm cả quá trình viết và gửi bài cho các trang báo, tạp chí, cũng như các trang tin tức khác. Trong trường hợp doanh nghiệp đòi hỏi sử dụng nhiều kênh truyền thông hoặc có nhu cầu tăng cường PR và truyền thông, việc phân chia chi tiết các công việc và nhiệm vụ trong kế hoạch giúp triển khai và theo dõi một cách dễ dàng hơn.
Đảm bảo chất lượng nội dung
Chất lượng nội dung luôn là một yếu tố quan trọng để hiệu quả hóa việc tiếp cận khách hàng và đồng thời duy trì uy tín của thương hiệu.
Nội dung truyền thông cần phản ánh đầy đủ các khía cạnh mà khán giả, độc giả, hoặc người xem mong muốn, nhằm đạt được sự hiểu biết chính xác từ thông tin chất lượng và đồng thời truyền tải một cách hấp dẫn, cuốn hút về doanh nghiệp và thương hiệu.
Giao nhiệm vụ cho bộ phận chuyên trách
Để đóng góp vào chất lượng của nội dung truyền thông, quan trọng là đảm bảo rằng các yếu tố trong nội dung được phân chia một cách chính xác giữa các bộ phận hoặc phòng ban có chuyên môn.
Trong trường hợp này, bạn có thể phân đối nhiệm vụ của việc xử lý phần văn bản và hình ảnh cho hai bộ phận chuyên biệt để thực hiện. Việc phân công nhiệm vụ một cách chi tiết sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc hoàn thiện nội dung truyền thông một cách nhanh chóng và chất lượng.
Gửi bài trước trong thời gian nhất định
Điều này cũng là một điều quan trọng để đảm bảo rằng nội dung được đăng tải vào thời điểm phù hợp với sự kiện, chương trình hoặc chiến dịch truyền thông.
Gửi bài cho các đơn vị truyền thông một tuần trước khi sự kiện diễn ra được xem xét là thời điểm phù hợp, đảm bảo rằng nội dung sẽ được đăng tải đầy đủ và giúp tăng cường việc tiếp cận độc giả, người xem một cách nhanh chóng.
Chia sẻ trên các kênh truyền thông
Đây là một hoạt động nhằm mở rộng và tối ưu hóa việc truyền đạt thông tin đến nhiều đối tượng tiềm năng, nhằm tạo sự chú ý và đạt được sự phủ sóng rộng lớn cho các chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp và thương hiệu.
Có nhiều phương pháp khác nhau để chia sẻ thông tin qua các kênh, trong đó bạn cũng có thể tirển dụng tài nguyên nhân sự, các bộ phận trong công ty, hoặc sự ảnh hưởng của những cá nhân nổi tiếng để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và mở rộng hơn.
Điều gì nên và không nên làm trước và sau bảo trợ truyền thông?
Việc nên làm
- Hiểu rõ, đầy đủ và cẩn trọng với các thông tin, điều khoản được cung cấp từ các nhà tài trợ truyền thông.
- Xác định và nêu rõ những điều khoản hợp lý, không hợp lý, thích hợp hoặc không có lợi để thảo luận thêm, nhằm tạo ra một tình hình đồng thuận cho cả hai bên.
- Thống nhất một cách đầy đủ và rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên khi tham gia tài trợ truyền thông.
- Sử dụng văn bản thỏa thuận cụ thể và chi tiết sau khi đã đạt được sự đồng thuận chung về quyền lợi và trách nhiệm, đồng thời xác nhận của cả hai bên để bảo đảm tính pháp lý của nó.
- Bổ sung các biện pháp giải quyết nếu có sự chấm dứt không đúng hạn quá trình tài trợ truyền thông do vi phạm hay can thiệp không đồng ý so với thỏa thuận ban đầu của cả hai bên.
Những biện pháp này có thể giúp giảm thiểu rủi ro không mong muốn và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên tham gia tài trợ truyền thông. Các vấn đề phát sinh cũng sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Việc không nên làm
- Không bao giờ quên tới sự xuất hiện của nhà tài trợ truyền thông. Bạn có thể tự ý cập nhật các tình hình hiện tại về sự kiện hoặc dự án truyền thông thông qua các ghi chú, tóm tắt ngắn gọn gửi qua email định kỳ, giúp họ dễ theo dõi thông tin.
- Không được giữ thông tin chi phí khi nhận tài trợ truyền thông từ doanh nghiệp như một bí mật. Bạn nên tự động gửi báo cáo chi tiêu và nội dung sử dụng. Điều này sẽ tạo ấn tượng tích cực và tăng độ tin cậy từ doanh nghiệp.
- Không nên lặp lại hỏi nhiều lần về thông tin đã được cung cấp trước đó. Nên đọc kỹ thông tin trong quá trình trao đổi và thỏa thuận, tránh đọc lướt để tránh bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Không nên áp đặt thúc giục nhà tài trợ quá mức, và cần xác định trước khoảng thời gian đợi cần thiết để họ có thời gian sắp xếp.
- Không nên tiếp xúc khi chưa có sự tìm hiểu kỹ lưỡng. Hãy đảm bảo liên hệ với đúng người và đúng vấn đề để đạt được hiệu quả khi cần trao đổi thông tin.
- Không nên chậm trễ đến các cuộc hẹn với đối tác hoặc nhà tài trợ truyền thông.
Đọc thêm: Activation Là Gì? Cách Chạy Activation Marketing Hiệu Quả
Kết
Với sự quan trọng mà ngành truyền thông có thể mang lại cho thương hiệu và doanh nghiệp, chắc chắn việc có hiểu biết sâu sắc về bảo trợ truyền thông và quá trình đề xuất bảo trợ truyền thông sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và thương hiệu.
Hy vọng rằng bài viết sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để tìm ra các giải pháp truyền thông tối ưu cho doanh nghiệp. Hãy tiếp tục theo dõi những bài viết sắp tới từ Mondaycareer để cập nhật những thông tin thú vị nhé!
Tham khảo thêm: https://hegka.com/articles/top-10-cong-ty-quang-cao-truyen-thong-hang-dau-tai-viet-nam
