AOP, viết tắt của Annual Operating Plan, là kế hoạch hoạt động hằng năm của doanh nghiệp. Đây là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Vậy AOP là gì và vai trò của nó trong doanh nghiệp là gì? Hãy cùng Monday Career tìm hiểu những thông tin quan trọng về AOP trong bài viết dưới đây.
AOP là gì?
AOP là từ viết tắt của Annual Operating Plan, có nghĩa là bảng kế hoạch hoạt động hằng năm. AOP là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng các mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh, ước tính ngân sách thu chi trong thời hạn một năm.
AOP như một bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng như các nhân viên nắm bắt đầy đủ kế hoạch, nhiệm vụ cụ thể cần làm. Từ đó, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tiến triển theo đúng hướng và nhanh chóng đến gần với mục tiêu đã đặt ra ban đầu.
Đọc thêm: 3D5S Là Gì? Lợi Ích Của 3D5S Trong Quản Trị Kinh Doanh
Vai trò của AOP trong kinh doanh là gì?
Trong kinh doanh
Việc xây dựng AOP toàn diện cho doanh nghiệp là một nhiệm vụ trọng yếu. AOP là yếu tố không thể thiếu trong kinh doanh, giúp doanh nghiệp phát triển theo nhiều hướng:
- Xác định mục tiêu đúng đắn, đồng nhất: AOP giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng và cụ thể các mục tiêu cần đạt được trong năm. Điều này tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp cùng chung sức phấn đấu, tránh chệch hướng, tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp.
- Giám sát, điều hành hiệu quả: AOP giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đánh giá, giám sát và điều hành quá trình hoạt động của các phòng ban, bộ phận, quy trình. Từ đó, đảm bảo tiến độ thực hiện mục tiêu luôn nằm trong tầm kiểm soát.
- Dự đoán, phát triển bền vững: AOP tạo tiền đề để doanh nghiệp dự đoán, phát triển và định hướng dễ dàng hơn cho hoạt động trong những năm tiếp theo.
Đối với marketer và business owner
Đối với các nhà Marketer và business owner, kế hoạch hoạt động hằng năm là công cụ hữu ích giúp hoàn thiện kỹ năng lên kế hoạch, chiến lược, tạo nên bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm.
Kế hoạch hoạt động hằng năm giúp các nhà Marketer và business owner:
- Ước tính, định hình về khả năng tài chính của doanh nghiệp: Từ đó, thực hiện thu chi hiệu quả hơn và đảm bảo quá trình thực hiện được tối ưu về mặt lợi nhuận.
- Cụ thể hóa các mục tiêu, chiến lược: Giúp các nhà Marketer và business owner tập trung nguồn lực và nỗ lực thực hiện hiệu quả.
- Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban: Giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được triển khai đồng bộ, nhịp nhàng.
Kế hoạch hoạt động hằng năm là một công cụ quan trọng giúp các nhà Marketer và business owner nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tác hại khi không sử dụng AOP
Kế hoạch hoạt động hằng năm (AOP) là công cụ quan trọng, định hướng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm. Do đó, nếu doanh nghiệp không xây dựng AOP sẽ là một thiếu sót nghiêm trọng, thậm chí còn có nguy cơ tạo ra những tác động tiêu cực:
- Mục tiêu không rõ ràng, đầy đủ: Điều này khiến cho hoạt động của các bộ phận, phòng ban trở nên rời rạc, không đồng nhất, dẫn đến hiệu quả thấp.
- Kế hoạch, chiến lược lan man, chệch hướng: Do không có mục tiêu cụ thể, nên các kế hoạch, chiến lược thường không rõ ràng, dễ bị thay đổi, ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả hoạt động.
- Nhiệm vụ không được phân chia hợp lý: Điều này dẫn đến những vấn đề, rủi ro không cần thiết, gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc.
- Khó khăn trong kiểm soát, đánh giá: Do không có mục tiêu, định hướng ban đầu, nên việc kiểm soát, đánh giá hiệu quả hoạt động trở nên khó khăn, thiếu chính xác.
- Khó khăn trong ứng phó với rủi ro: Do không có kế hoạch dự phòng, nên doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc ứng phó với những thay đổi bất thường, rủi ro không mong muốn.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng AOP một cách bài bản, khoa học để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra hiệu quả và tránh những rủi ro không đáng có.
Xây dựng AOP trong 7 bước hiệu quả
Bước 1: Tập hợp nhân viên
Yếu tố quan trọng đầu tiên tạo nên thành công cho bảng kế hoạch hoạt động hằng năm chính là đội ngũ chuyên biệt thực hiện lên kế hoạch. Đội ngũ này cần có kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng lập kế hoạch, đồng thời hiểu rõ về hoạt động của doanh nghiệp.
Việc cho phép nhân viên tham gia vào kế hoạch và chủ động đưa ra ý kiến là một cách hiệu quả để thu thập đầy đủ những khía cạnh về hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp ban lãnh đạo định hướng và xác định những mục tiêu phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng một người tư vấn trong doanh nghiệp hoặc thuê ngoài để giúp cho kế hoạch được xây dựng một cách hiệu quả hơn. Người tư vấn có thể đưa ra những ý kiến chuyên môn, giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót trong quá trình lập kế hoạch.
Bước 2: Phân tích các năm trước
Bước cần thiết tiếp theo là xem lại hoạt động kinh doanh trước đây của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp:
- Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh: Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp.
- Định hướng cơ bản cho AOP: Các báo cáo tài chính, báo cáo về ngân sách, v.v sẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, chiến lược và các hoạt động cần thực hiện trong năm tới.
Bên cạnh đó, việc xem lại các hoạt động trước đây còn giúp doanh nghiệp nắm bắt được những giai đoạn cao điểm cần tập trung ngân sách, nguồn lực và các hoạt động. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một AOP toàn diện nhất, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Bước 3: Đặt ra các mục tiêu thực tế
Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, thực tế, phù hợp là rất quan trọng đối với việc xây dựng kế hoạch, nhất là đối với AOP. Để xây dựng các mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp cần phải:
- Đặt ra tối đa 5 mục tiêu chính: Điều này sẽ giúp mọi phòng ban tập trung dễ dàng hơn và tránh bị phân tán nguồn lực.
- Xác định những yếu tố không mang lại hiệu quả hoạt động: Đây là cơ sở để doanh nghiệp đề xuất các thay đổi, cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Đề xuất các thay đổi, cải tiến để mang đến hiệu quả tốt hơn: Các thay đổi, cải tiến này cần được thực hiện dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Đánh giá về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
- Xác định những kết quả cụ thể để cải thiện và phát triển hoạt động chung: Các kết quả cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đo lường được hiệu quả hoạt động của kế hoạch.
Bước 4: Tìm hiểu và đặt KPI
Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, thực tế, phù hợp là rất quan trọng đối với việc xây dựng kế hoạch, nhất là đối với AOP. Để xây dựng các mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp cần phải:
- Đặt ra tối đa 5 mục tiêu chính: Điều này sẽ giúp mọi phòng ban tập trung dễ dàng hơn và tránh bị phân tán nguồn lực.
- Xác định những yếu tố không mang lại hiệu quả hoạt động: Đây là cơ sở để doanh nghiệp đề xuất các thay đổi, cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Đề xuất các thay đổi, cải tiến để mang đến hiệu quả tốt hơn: Các thay đổi, cải tiến này cần được thực hiện dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Đánh giá về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
- Xác định những kết quả cụ thể để cải thiện và phát triển hoạt động chung: Các kết quả cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đo lường được hiệu quả hoạt động của kế hoạch.
Bước 5: Tạo ngân sách hàng tháng
Để đảm bảo khả năng tài chính và hoạt động thu chi ổn định trong suốt một năm, doanh nghiệp cần chia nhỏ ngân sách thành các khoản nhỏ hơn, dễ quản lý theo từng tháng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lập ngân sách riêng cho các trường hợp đặc biệt như tăng giá vốn, giai đoạn không sinh lợi nhuận hay mua tài sản dài hạn, nhằm tránh tình trạng ngân sách chung bị bội chi.
Bước 6: Chuẩn bị trước phòng trường hợp rủi ro
Trước khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch hoạt động hằng năm (AOP), doanh nghiệp cần tiên liệu những trở ngại, rủi ro có thể xảy ra. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có những biện pháp phòng ngừa kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất, góp phần duy trì tiến độ và hiệu quả AOP.
Bước 7: Kiểm tra thường xuyên
Giám sát và theo dõi tiến độ thực hiện AOP thường xuyên là chìa khóa giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thiện của các mục tiêu, đồng thời phát hiện sớm những tác nhân cản trở tiến độ. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp cải thiện kịp thời, đảm bảo AOP được thực hiện thành công.
Kết
Trên đây là những thông tin về AOP – kế hoạch hoạt động hằng năm, bao gồm khái niệm, vai trò và 7 bước xây dựng hiệu quả. Hy vọng với những thông tin này, bạn sẽ có thể hiểu rõ và áp dụng AOP vào doanh nghiệp của mình, từ đó đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra.
Tham khảo: https://hegka.com/articles/aop-la-gi-aop-trong-kinh-doanh-va-cach-lap-aop-hieu-qua