Agenda là một danh sách các mục tiêu, chủ đề hoặc hoạt động dự kiến sẽ được thảo luận trong một cuộc họp, sự kiện hoặc buổi lễ.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Agenda và cách tạo ra một Agenda hoàn hảo, giúp bạn ghi điểm trong mắt ban lãnh đạo và các đồng nghiệp.
Agenda là gì?
Khái niệm agenda là gì
Agenda là một danh sách các công việc cần làm, bao gồm cả kế hoạch làm việc. Agenda được sử dụng để ghi lại các cuộc thảo luận một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ.
Trong lĩnh vực kinh tế, Agenda thường được dùng để chỉ những vấn đề cần giải quyết ngay trong các cuộc họp hoặc hội nghị.
Tùy theo ngữ cảnh, Agenda có thể có những nghĩa khác nhau, chẳng hạn như: chương trình sự kiện, chương trình nghị sự môi trường, chương trình nghị sự nữ quyền, tiêu đề biên bản cuộc họp, nhật ký cá nhân, v.v.
Đừng nhầm lẫn agenda với các từ sau
Từ khái niệm trên, bạn đã phần nào nắm được Agenda là gì. Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn với các từ đồng nghĩa, hãy cùng Glints tìm hiểu chi tiết hơn nhé!
Schedule là lịch trình, tương tự như Agenda. Tuy nhiên, Schedule thường được sử dụng trong cuộc sống hằng ngày, còn Agenda thường được sử dụng trong công việc. Agenda cũng có thể được dùng để mô tả về một kế hoạch quan trọng nào đó ở tương lai.
Diary là sổ nhật ký, ghi chép những gì xảy ra trong ngày. Diary thường chỉ chứa những thông tin cơ bản như ngày tháng năm, thời gian, nội dung, v.v.
Timetable là thời biểu, thường chỉ nói đến một khoảng thời gian cố định. Timetable thường được sử dụng trong các lĩnh vực như giáo dục, thể thao, v.v.
Ngoài ra, Agenda còn có thể được hiểu như các từ đồng nghĩa sau: chương trình, kế hoạch, đề cương, ghi nhớ, lược đồ, hành trình, lịch, v.v.
Đọc thêm: Agency là gì? Tầm quan trọng của các agency trong Marketing
Các yếu tố cần có trong một agenda
Một bản agenda hoàn chỉnh, đẹp mắt là thước đo cho sự chuyên nghiệp của người tổ chức. Nó giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung, theo dõi tiến trình và quản lý công việc hiệu quả hơn.
Dưới đây là các yếu tố cần có trong một bản agenda:
Tiêu đề cuộc họp
Tiêu đề là dòng chữ xuất hiện phía trên cùng của một mẫu Agenda, thể hiện nội dung chính của cuộc họp. Tiêu đề cần ngắn gọn, dễ hiểu, hàm súc nhưng vẫn đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin. Tiêu đề cần ngắn gọn, súc tích, tránh viết quá dài dòng, lan man.
Tiêu đề cần thể hiện các thông tin sau:
- Chủ đề cuộc họp: Cuộc họp bàn về vấn đề gì?
- Đối tượng tham dự: Cuộc họp có những ai tham gia?
- Thời gian, địa điểm cuộc họp: Cuộc họp được tổ chức khi nào, ở đâu?
Thời gian, địa điểm và thành phần tham dự
Mục tiêu của cuộc họp cần được nêu rõ ngay sau tiêu đề, để tất cả mọi người nắm được nội dung chính của cuộc họp. Mục tiêu cần được ghi rõ ràng, đầy đủ, bao gồm các thông tin sau:
- Những vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp
- Kết quả mong muốn đạt được sau cuộc họp
Ngày, tháng, năm và địa điểm cuộc họp cũng cần được ghi rõ trong Agenda. Điều này giúp mọi người dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và không bị nhầm lẫn.
Nội dung chương trình
Nội dung của Agenda cần được chia thành các mục cụ thể, rõ ràng, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng. Điều này giúp cuộc họp diễn ra mạch lạc, không bị ngắt quãng và đạt hiệu quả cao hơn.
Bên cạnh đó, cần ghi rõ người phụ trách cho từng mục trong Agenda. Điều này giúp mọi người nắm bắt được trách nhiệm của mình và tập trung vào công việc hơn.
Ngoài ra, cần ước lượng thời gian cho từng chủ đề thảo luận. Điều này giúp phân bổ thời gian hợp lý và tránh tình trạng cuộc họp bị kéo dài.
Cách xây dựng một agenda cho cuộc họp thành công
Một cuộc họp không chuẩn bị sẽ dẫn đến những tình huống đáng tiếc như lệch mục tiêu, lãng phí thời gian và thiếu kết quả. Nguyên nhân của những vấn đề này chính là một Agenda kém chất lượng.
Một Agenda hiệu quả cần phải rõ ràng, cụ thể và đầy đủ thông tin. Nó giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị, phân bổ thời gian hợp lý, tập trung vào chủ đề và xác định thời gian hoàn thành cuộc họp.
Dù cuộc họp có ngắn hay dài, bạn cũng có thể áp dụng các bước sau để xây dựng một Agenda hiệu quả:
Xác định mục đích của cuộc họp
Mục đích của cuộc họp là gì? Mọi nhiệm vụ trong cuộc họp có liên quan đến mục đích đó hay không? Đây là những câu hỏi bạn cần trả lời trước khi bắt đầu cuộc họp.
Một mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung vào những gì cần làm và tránh đi chệch hướng. Một nhiệm vụ liên quan sẽ giúp cuộc họp đạt được mục tiêu của mình.
Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo rằng mục tiêu của cuộc họp là có thể đạt được. Một mục tiêu quá to tát sẽ khiến cuộc họp trở nên vô ích.
Ví dụ, mục tiêu phê duyệt ngân sách quảng cáo hàng tháng của công ty là một mục tiêu có thể đạt được. Nó cụ thể, rõ ràng và nằm trong khả năng của bạn.
Đọc thêm: Top 8 Công ty Thương mại điện tử nổi tiếng nhất tại Việt Nam
Hỏi ý kiến người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận
Muốn mọi người tham gia tích cực vào cuộc họp, bạn cần biết họ quan tâm đến điều gì. Hỏi ý kiến của họ trước khi cuộc họp bắt đầu là cách tốt nhất để làm điều này.
Bạn có thể yêu cầu họ đề xuất các chủ đề hoặc câu hỏi mà họ muốn thảo luận. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng cuộc họp tập trung vào những vấn đề mà mọi người quan tâm.
Sau khi có danh sách các ý tưởng từ người tham gia, bạn cần xem xét chúng và quyết định xem những mục nào phù hợp nhất với mục tiêu của cuộc họp.
Bạn cũng cần cân nhắc thời gian và nguồn lực có sẵn. Nếu có quá nhiều ý tưởng, bạn có thể cần phải chọn lọc để tập trung vào những mục quan trọng nhất.
Liệt kê câu hỏi bạn muốn giải đáp
Bước đầu tiên để xây dựng một Agenda hiệu quả là xác định mục tiêu của cuộc họp và các chủ đề bạn muốn đề cập. Sau khi đã có mục tiêu và chủ đề, bạn cần liệt kê các câu hỏi bạn muốn có câu trả lời trong buổi họp. Thay vì liệt kê các chủ đề bằng một cụm từ, bạn có thể sắp xếp các điểm thảo luận dưới dạng câu hỏi. Điều này sẽ giúp làm rõ mục đích của từng danh mục và khuyến khích thảo luận.
Ví dụ, nếu mục tiêu của cuộc họp là quyết định xem nên mua hay thuê thiết bị, bạn có thể liệt kê các câu hỏi sau:
- Thiết bị nào chúng ta cần?
- Chi phí của việc mua hoặc thuê thiết bị là bao nhiêu?
- Thiết bị nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của chúng ta?
Việc liệt kê các câu hỏi trong Agenda có một số lợi ích:
- Nó giúp bạn đảm bảo rằng tất cả các vấn đề quan trọng đều được thảo luận.
- Nó giúp bạn tập trung cuộc họp vào mục tiêu.
- Nó giúp bạn thu thập thông tin cần thiết để đưa ra quyết định.
Xác định mục đích của mỗi nhiệm vụ
Mọi nhiệm vụ trong cuộc họp đều cần có mục đích rõ ràng. Ba mục đích chính của các nhiệm vụ trong cuộc họp là:
- Chia sẻ thông tin: nhằm cung cấp cho mọi người những thông tin cần thiết để họ hiểu rõ vấn đề.
- Tìm kiếm nguồn gốc vấn đề: nhằm xác định nguyên nhân của vấn đề để có thể giải quyết hiệu quả.
- Đưa ra quyết định: nhằm xác định giải pháp cho vấn đề hoặc phương hướng hành động.
Khi xây dựng chương trình Agenda, bạn cần ghi lại mục đích của từng nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn và những người tham gia cuộc họp hiểu rõ mục tiêu của cuộc họp và cách thức thực hiện từng nhiệm vụ.
Tác dụng của việc ghi lại mục đích của các nhiệm vụ
Việc ghi lại mục đích của các nhiệm vụ có một số tác dụng sau:
- Giúp bạn tập trung cuộc họp vào mục tiêu.
- Giúp bạn và những người tham gia cuộc họp có sự chuẩn bị tốt hơn.
- Giúp bạn dễ dàng điều hướng cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được hoàn thành.
Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề
Không phải lúc nào trưởng nhóm cũng phải dẫn dắt cuộc họp. Nếu bạn muốn phân công nhiệm vụ, hãy giao cho những người có chuyên môn phù hợp dẫn dắt các chủ đề khác nhau.
Điều này sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn và mọi người đều có trách nhiệm với công việc của mình.
Đọc thêm: Marketing Thương Hiệu Là Gì? Các Xu Hướng Trong Marketing Thương Hiệu
Ước tính thời gian thảo luận mỗi vấn đề
Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ là bước quan trọng tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng cuộc họp của mình diễn ra đúng thời hạn và mọi người đều có cơ hội tham gia.
Nếu bạn dự đoán một chủ đề sẽ mất nhiều thời gian thảo luận, hãy dành nhiều thời gian hơn cho nó. Nếu bạn có nhiều người tham dự, hãy giới hạn thời gian cho một số chủ đề nhất định. Điều này sẽ giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả và đúng thời hạn.
Tổng kết lại cuộc họp
Kết thúc mỗi cuộc họp bằng đánh giá: Bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả
Đánh giá sau cuộc họp là một bước quan trọng giúp người tham gia hiểu rõ hơn về những gì đã diễn ra, từ đó có thể thực hiện các bước cần thiết sau cuộc họp.
Trong quá trình đánh giá, bạn và những người tham dự nên xem xét những điểm tích cực và hạn chế của cuộc họp, từ đó rút ra kinh nghiệm cho các cuộc họp tiếp theo.
Lời kết
Monday Career đã mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích về Agenda, từ khái niệm đến cách làm bản Agenda hoàn chỉnh, chuyên nghiệp trong công việc.
Nguồn tham khảo: https://hegka.com/articles/agenda-la-gi-bi-quyet-tao-ra-mot-agenda-chuyen-nghiep