Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt về quy mô, chiến lược và tổ chức, nhưng vẫn có những công việc, vị trí mà bất kể công ty nào cũng cần. Một trong số đó là công việc Admin Executive. Nếu bạn đang quan tâm đến vị trí Admin Executive, hãy cùng Monday tìm hiểu chi tiết về công việc này qua bài viết dưới đây nhé.
Admin Executive là gì?
Admin Executive, hay còn được gọi là trợ lý điều hành, là người hỗ trợ đắc lực cho CEO trong mọi công việc, từ hành chính, bảo mật, quản lý doanh nghiệp, kinh doanh, trợ giúp cá nhân, cho đến đề xuất ý tưởng kinh doanh.
Cụ thể, Admin Executive chịu trách nhiệm quản lý lịch trình, sắp xếp công việc, chuẩn bị tài liệu, tham gia các cuộc họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng,… Ngoài ra, họ cũng có thể tham gia vào các hoạt động kinh doanh, chiến lược của doanh nghiệp.
Admin Executive là vị trí nắm giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Họ không chỉ là cánh tay đắc lực của cấp quản lý, mà còn là người đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru.
Admin executive là làm công việc gì?
Admin Executive là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, là cánh tay đắc lực của cấp quản lý. Họ không chỉ hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc hoạch định chiến lược, phân tích quyết định kinh doanh, mà còn là người góp phần quan trọng vào sự thành công của doanh nghiệp.
Công việc admin văn phòng còn giúp hỗ trợ các bộ phận khác hoạt động hiệu quả. Nhiệm vụ của họ rất đa dạng, tùy thuộc vào nhu cầu và chính sách cụ thể của người sử dụng lao động.
Nhìn chung, các nhiệm vụ của admin văn phòng bao gồm:
- Tiếp nhận và xử lý thông tin
- Sắp xếp lịch trình và cuộc hẹn
- Quản lý tài liệu
- Hỗ trợ hành chính
Ngoài những công việc hành chính thông thường, Admin Executive còn đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng khác, góp phần không nhỏ vào sự thành công của doanh nghiệp.
Cụ thể, họ chịu trách nhiệm:
- Quản lý lịch làm việc của giám đốc điều hành, đảm bảo mọi cuộc hẹn, sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
- Chuẩn bị, chỉnh sửa các tài liệu quan trọng, giúp giám đốc điều hành đưa ra quyết định chính xác.
- Quản lý cơ sở dữ liệu, cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà lãnh đạo.
- Thương lượng với nhà cung cấp, đảm bảo nguồn cung cấp ổn định, giá cả hợp lý.
- Đặt mua đồ dùng văn phòng, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
- Quản lý phòng kho, thư viện, đảm bảo tài sản của doanh nghiệp được bảo quản tốt.
- Quản lý phòng hội nghị truyền hình, máy fax và các thiết bị văn phòng khác.
- Xem xét các tài liệu được gửi đến, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
- Đào tạo hoặc giám sát nhân viên văn thư, giúp họ phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu quả công việc.
Kỹ năng cần thiết của Admin Executive là gì?
Admin Executive đóng vai trò là cầu nối giữa lãnh đạo và các bộ phận khác. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, họ cần có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian cực kỳ tốt. Kỹ năng này giúp họ sắp xếp công việc khoa học, hợp lý, tránh tình trạng chồng chéo, trễ hạn.
Ngoài ra, một Admin Executive giỏi giao tiếp sẽ biết cách lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của người khác. Họ cũng có khả năng diễn đạt rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục người nghe.
Ngoài hai kỹ năng quan trọng trên, Admin Executive cũng cần có các kỹ năng khác như:
Duy trì tính bảo mật
Admin Executive thường tiếp xúc với những thông tin quan trọng, bí mật của doanh nghiệp. Do đó, giữ bí mật là một yêu cầu tiên quyết đối với trợ lý điều hành.
Bí mật thông tin bao gồm việc giữ kín thông tin trong các cuộc điện thoại, email, cuộc họp thông thường và cuộc họp hội đồng quản trị. Admin Executive cần có ý thức bảo mật thông tin cao, không được phép tiết lộ thông tin ra bên ngoài trừ khi được phép.
Quản lý thời gian
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Admin Executive là lên lịch hàng ngày cho các thành viên của ban điều hành. Để hoàn thành nhiệm vụ này, họ cần biết cách tạo và sắp xếp lịch điện tử, lập kế hoạch và sử dụng các công cụ theo dõi khác.
Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và lĩnh vực, Admin Executive có thể chịu trách nhiệm lên lịch cho một hoặc nhiều thành viên của ban điều hành. Đối với những trợ lý điều hành chịu trách nhiệm lên lịch cho nhiều thành viên, nhiệm vụ của họ sẽ trở nên phức tạp hơn. Họ cần có khả năng quản lý thời gian hiệu quả, cũng như khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác.
Giao tiếp tốt
Giao tiếp tốt giúp Admin Executive có thể truyền tải thông tin một cách chính xác, dễ hiểu giữa ban lãnh đạo và các phòng ban khác, đối tác hoặc khách hàng. Họ cần có khả năng lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của người khác, cũng như khả năng diễn đạt rõ ràng, mạch lạc.
Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp có đối tác chủ yếu là khách nước ngoài, trợ lý điều hành còn cần có khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ thứ hai. Kỹ năng này giúp họ có thể trao đổi, đàm phán với đối tác một cách hiệu quả. Những người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp, cũng như mức lương cao hơn.
Mức lương của vị trí Admin Executive hiện nay
Công việc này yêu cầu ứng viên có kỹ năng quản lý và chịu áp lực tốt. Chính vì những yêu cầu cao này mà mức lương dành cho Admin Executive cũng khá cao so với mặt bằng chung.
Mức lương trung bình của một Admin Executive dưới 1 năm kinh nghiệm là từ 8 triệu đến 11 triệu đồng/tháng. Đối với những người giàu kinh nghiệm, mức lương có thể lên đến 600-800 USD/tháng.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về công việc Admin Executive mà Monday Career muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng những thông trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về công việc này. Momg bạn sẽ sớm chinh phục được công việc mơ ước của bản thân.
Nguồn tham khảo: https://hegka.com/articles/admin-executive-la-gi