Thời gian là dòng nước chảy vô tình, trôi qua một cách nhanh chóng. Thời gian không chờ đợi một ai. Vây bạn đã từng nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản lý thời gian chưa? Đây là một giải pháp hiệu quả giúp bạn kiểm soát công việc, nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu của mình.
Hãy cùng Monday Career khám phá về top các phần mềm quản lý thời gian hiệu quả nhất ngay tại bài viết sau đây!
Top 10 phần mềm quản lý thời gian hiệu quả dành cho bạn
Phần mềm quản lý thời gian là một công cụ hữu ích giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Phần mềm này có thể giúp bạn xác định mục tiêu, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và giảm thiểu căng thẳng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để cải thiện hiệu quả và năng suất của mình, thì hãy cân nhắc một vài phần mềm quản lý thời gian dưới đây:
Evernote – Phần mềm quản lý thời gian phổ biến nhất trên thế giới
Phần mềm Evernote là một trong những phần mềm quản lý thời gian phổ biến nhất trên thế giới, với hơn 200 triệu lượt tải về. Không chỉ được người dùng yêu thích, Evernote còn được giới chuyên môn đánh giá cao. The New York Times đã bình luận rằng: “Ghi chú, lưu trữ thông tin và kiểm tra tiến độ của bạn, tất cả đều được gói gọn trên Evernote”.
Ra đời từ năm 2007, Evernote ban đầu chỉ là một ứng dụng quản lý thời gian đơn giản. Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng, Evernote đã trở thành một hệ sinh thái đám mây, cho phép bạn theo dõi và lưu trữ tất cả các hoạt động của mình.
Evernote sở hữu nhiều tính năng hữu ích giúp quản lý thời gian hiệu quả, bao gồm:
- Sắp xếp lịch làm việc với thời hạn rõ ràng: Evernote cho phép bạn tạo lịch làm việc với thời hạn rõ ràng, giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và tránh bị trễ deadline.
- Hẹn giờ: Evernote có tính năng hẹn giờ giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
- Nhắc nhở qua email: Evernote có tính năng nhắc nhở qua email giúp bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
- Hỗ trợ đính kèm tập tin: Evernote cho phép bạn đính kèm tập tin vào các ghi chú, giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng.
Ngoài ra, Evernote còn có những tính năng nổi bật khác như:
- Dễ dàng mời người khác cùng theo dõi các nhiệm vụ trên Evernote: Evernote cho phép bạn chia sẻ các nhiệm vụ với người khác, giúp bạn cộng tác hiệu quả hơn.
- Tạo nhiều nhiệm vụ và thảo luận dù bạn ở bất cứ nơi đâu: Evernote có sẵn trên nhiều nền tảng, giúp bạn tạo và theo dõi nhiệm vụ dù bạn ở bất cứ nơi đâu.
- Phát triển hệ sinh thái và bộ nhớ đám mây bằng cách tích hợp với những nền tảng khác: Evernote có thể tích hợp với nhiều nền tảng khác, giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Với những tính năng hữu ích và vượt trội, Evernote là một lựa chọn lý tưởng cho những ai đang tìm kiếm một phần mềm quản lý thời gian hiệu quả. Hãy thử sử dụng Evernote ngay hôm nay để trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại.
Đọc thêm: VOIP Là gì? Cơ chế hoạt động của VOIP
Trello – Phần mềm quản lý thời gian gọn nhẹ và hiệu quả
Nhờ sự hữu dụng và khả năng quản lý thời gian cực dễ dàng, Trello đã nhận được hơn 83 ngàn lượt đánh giá 4.6/5 trên Google Play và App Store.
Để trở thành lựa chọn uy tín của người dùng, Trello sở hữu những điểm nổi bật sau:
- Tính năng liệt kê và chia thời gian cho công việc: Trello cho phép bạn tạo bảng nhóm, thẻ nhiệm vụ có thể đính kèm thời hạn và công cụ tiện lợi, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc và đảm bảo deadline.
- Tính năng tạo nhóm được bảo mật chặt chẽ: Bạn có thể mời đồng đội tham gia nhóm và giao nhiệm vụ cụ thể, giúp mọi người trong nhóm phối hợp ăn ý và hoàn thành công việc hiệu quả.
- Tính năng quản lý song song nhiều dự án: Trello giúp bạn quản lý cùng lúc nhiều dự án trong cùng một tài khoản, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
- Giao diện đơn giản, dễ dùng, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu: Trello có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp bạn dễ dàng thao tác và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.
Hầu hết người dùng đánh giá cao sự tối giản của Trello, giúp họ dễ dàng quản lý công việc. Tuy nhiên, một số người mong muốn Trello mở rộng thêm nhiều tính năng hỗ trợ. Trello là một lựa chọn lý tưởng cho những dự án không quá phức tạp, cần sự gọn nhẹ và hiệu quả.
Focus Booster
Dù ít được biết đến hơn Trello và Evernote, Focus Booster vẫn là lựa chọn lý tưởng cho những người muốn tập trung vào những mục tiêu cá nhân của mình.
Focus Booster sở hữu những tính năng nổi bật sau:
- Tạo nhiệm vụ và đếm ngược thời gian: Focus Booster giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian và hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả.
- Lập danh sách việc cần làm: Focus Booster giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
- Cung cấp biểu đồ phân tích năng suất: Focus Booster giúp bạn đánh giá hiệu quả sử dụng thời gian của mình và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu: Focus Booster có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu quản lý thời gian khác nhau, chẳng hạn như công việc, học tập, tập luyện,…
Với những tính năng trên, Focus Booster khuyến khích người dùng cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Ứng dụng sẽ rất hiệu quả cho những nhiệm vụ chỉ cho phép thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn.
Google Calendar
Google Calendar là một công cụ đắc lực giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Với giao diện thân thiện, phần mềm này cho phép bạn dễ dàng tạo và theo dõi lịch trình cá nhân, chia sẻ lịch trình với người khác, đồng thời nhận thông báo nhắc nhở khi có lịch trình quan trọng. Google Calendar sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở cho bạn trước khi sự kiện diễn ra. Điều này giúp bạn tránh bị quên lịch trình quan trọng. Bạn có thể tải App về điện thoại hoặc thao tác trực tiếp trên máy tính. Đừng quên bật thông báo để không bỏ lỡ bất kỳ lịch trình nào!
Notion
Notion là một phần mềm quản lý thời gian đang “làm mưa làm gió” trong thời gian gần đây. Với giao diện hiện đại, trẻ trung và nhiều chức năng, Notion được đánh giá là một trợ thủ đắc lực cho những ai yêu thích sự sáng tạo, đặc biệt trong các lĩnh vực như thiết kế, truyền thông và marketing.
Để tìm hiểu thêm về Notion, bạn có thể tham gia vào các hội nhóm cộng đồng trên Facebook hay Tiktok. Tại đây, bạn có thể tìm thấy rất nhiều template sẵn được thiết kế bởi các bạn trẻ với nhiều mục đích đa dạng khác nhau, từ quản lý học tập, tài liệu, công việc, cho tới cuộc sống thường nhật hằng ngày.
Notion cho phép bạn tạo không gian chung, ghi chú nhóm và sử dụng nguồn tài nguyên hình mẫu vô tận trên toàn thế giới. Điều này giúp bạn dễ dàng phối hợp công việc với đồng nghiệp, bạn bè hoặc thành viên trong gia đình.
Notion có rất nhiều tính năng sáng tạo, giúp bạn tạo trang tính mới nhanh gọn với 2 động tác kéo và thả. Bạn có thể sử dụng Notion để tạo các bảng, danh sách, lịch, sơ đồ,… và tùy chỉnh chúng theo ý muốn.
Todoist
Todoist là một ứng dụng quản lý thời gian được phát triển từ hơn một thập kỷ trước và hiện đã có hơn 25 triệu người dùng trên toàn thế giới. Với nhiều tính năng ưu việt, Todoist luôn nằm trong top các phần mềm quản lý thời gian hàng đầu trên thị trường.
Todoist cung cấp đầy đủ các tính năng của một ứng dụng to-do list, bao gồm:
- Tạo và quản lý các đầu việc theo danh sách riêng lẻ hoặc theo từng dự án
- Sắp xếp mức độ ưu tiên công việc
- Cộng tác với các thành viên khác
Ngoài ra, Todoist còn có một số ưu điểm nổi bật khác, như:
- Có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm Android, iOS và web
- Hỗ trợ đồng bộ tài khoản đa nền tảng
- Cung cấp các mẫu có sẵn để giúp bạn nhanh chóng bắt đầu quản lý thời gian
- Tích hợp với các công cụ khác bạn đang sử dụng, bao gồm Gmail và Slack
Toggl Track
Là một phần mềm quản lý thời gian được sử dụng phổ biến bởi nhiều đối tượng, bao gồm người làm nghề tự do, doanh nghiệp nhỏ và các nhóm công ty. Phần mềm này cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để giúp bạn theo dõi thời gian làm việc của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Phần mềm này cho phép bạn theo dõi thời gian làm việc của mình một cách chi tiết. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách mình quản lý thời gian và phát hiện những điểm cần cải thiện.
Phần mềm Toggl Track cung cấp phiên bản miễn phí cho phép bạn sử dụng một số tính năng cơ bản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng đầy đủ các tính năng của phần mềm, bạn cần đăng ký phiên bản Premium.
TimeTree
TimeTree là một phần mềm quản lý thời gian được thiết kế dành riêng cho nhóm. Phần mềm này cho phép bạn đồng bộ lịch trình giữa các người dùng và theo dõi đa nền tảng, giúp bạn dễ dàng kết nối sự kiện, hoạt động của mọi người trong nhóm trên cùng một màn hình giao diện.
Ngoài các tính năng chính, TimeTree còn cung cấp một số tiện ích khác, như:
- Nhận biết ngày lễ: TimeTree sẽ tự động nhận biết ngày lễ và thêm vào lịch của bạn, giúp bạn không bỏ lỡ các sự kiện quan trọng.
- Đa ngôn ngữ: TimeTree hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp bạn sử dụng phần mềm dễ dàng hơn.
- Chia sẻ qua Messenger: Bạn có thể chia sẻ lịch trình của mình qua Messenger với những người khác.
- Nhắc nhở: TimeTree sẽ tự động nhắc nhở bạn về lịch trình trong ngày, giúp bạn không bị quên.
Forest
Phần mềm Forest là một ứng dụng quản lý thời gian được phát triển với mục đích giúp người dùng tăng khả năng tập trung vào công việc. Ứng dụng này sử dụng một cách tiếp cận khá nhẹ nhàng và thú vị, đó là trồng cây.
Về cơ bản, Forest cho phép bạn thiết lập khung giờ tập trung trong một khoảng thời gian xác định, tối đa là 120 phút. Sau khi lựa chọn thời gian và bấm nút trồng cây, bạn cần đặt điện thoại sang một bên và bắt đầu chăm chú hoàn thành công việc. Nếu bạn sử dụng điện thoại cho mục đích khác trong thời gian đó, cụ thể là thoát khỏi Forest, cây trồng của bạn sẽ héo khô.
Điều khiến cho ứng dụng này trở nên thành công chính là dựa vào tâm lý của con người, bởi không ai nỡ phá hủy một cây xanh đang lớn lên cả. Khi cây của bạn héo khô, bạn sẽ cảm thấy hối tiếc và muốn cố gắng tập trung hơn để bảo vệ nó.
Một điều thú vị về Forest là tính năng Plant Together, cho phép bạn cùng bạn bè trồng cây. Điều này có nghĩa nếu một trong các thành viên trong nhóm “mất tập trung”, toàn bộ số cây trồng của mọi người đều sẽ chết. Tính năng này giúp tạo động lực cho mọi người tập trung và phối hợp tốt hơn với nhau.
Sau khi thu thập đủ số cây trồng và xu, bạn có thể đổi lấy một mầm cây thật với dự án Trees For the Future. Cây trồng của bạn sẽ được quyên góp để giúp khôi phục các vùng đất bị suy thoái, đặc biệt là ở Châu Phi.
Timely
Phần mềm Timely là một phần mềm quản lý thời gian mang tính đột phá, không chỉ nhắc nhở công việc mà còn chủ động đưa ra gợi ý về cách sắp xếp công việc hiệu quả.
Timely sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích dữ liệu về lịch sử công việc của bạn, từ đó đưa ra gợi ý về cách sắp xếp công việc hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn thường dành nhiều thời gian cho một công việc nhất định, Timely sẽ đề xuất bạn phân bổ thời gian cho công việc đó ít hơn.
Phần mềm Timely cũng tự động tính toán thời gian hợp lý cho mỗi công việc dựa trên số lượng công việc bạn nhập vào hằng ngày. Điều này giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành công việc, từ đó đưa ra quyết định sắp xếp công việc phù hợp.
Tại sao bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian?
Thời gian là vàng, vậy mà không phải ai cũng biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Nếu không biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng “chạy theo thời gian”, không đạt hiệu quả cao trong công việc, thậm chí còn mất cân bằng giữa cuộc sống và công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn kiểm soát thời gian của mình một cách chủ động, từ đó hoàn thành công việc một cách hiệu quả và cân bằng được cuộc sống.
Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý thời gian. Các phần mềm này sẽ giúp bạn theo dõi thời gian của mình một cách chi tiết, từ đó lập kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc.
Vậy còn chần chừ gì nữa, hãy bắt đầu rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian ngay hôm nay để tận dụng tối đa quỹ thời gian của mình!
Đọc thêm: Gợi ý một vài mẹo cải thiện dịch vụ khách hàng tốt nhất
Gợi ý vài mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Muốn dùng phần mềm quản lý thời gian hiệu quả, hãy bỏ túi ngay những mẹo nhỏ sau đây!
Đầu tiên, hãy tìm hiểu nguyên nhân khiến bạn không thể hoàn thành hết công việc trong ngày. Có thể bạn đang quá tham công tiếc việc, hoặc bạn chưa biết cách phân bổ thời gian hợp lý.
Tiếp theo, hãy bắt đầu lên kế hoạch tuần mới vào cuối tuần trước. Hãy nghiên cứu và lập danh sách các đầu việc thật chi tiết, bao gồm cả các công việc ưu tiên và công việc nhỏ.
Đừng quên sắp xếp các công việc ưu tiên vào những thời điểm bạn có năng suất cao nhất. Đồng thời, hãy phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc nhỏ để không bị quá tải.
Giảm thiểu thời gian chết cho các hoạt động không bổ ích. Hãy tắt thông báo mạng xã hội, email,… và tập trung vào công việc của mình.
Hãy đặt ra mục tiêu ngày khi nhìn vào bảng phân bổ thời gian mỗi sáng sớm. Điều này sẽ giúp bạn có động lực để hoàn thành công việc.
Bạn cũng có thể đặt thời gian sử dụng cho những hoạt động giải trí để không bị chi phối, tránh xao nhãng không đáng.
Làm việc kết hợp nghỉ ngơi hợp lý là điều vô cùng quan trọng. Đừng quá tham công tiếc việc mà bỏ bê sức khỏe của mình.
Hãy tập nói “không” với các hoạt động, công việc chưa được sắp xếp cụ thể trong thời gian biểu. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị quá tải.
Cuối cùng, đừng quên dành thời gian cho cả giấc ngủ, hoạt động thể thao, hay các hoạt động thư giãn khác. Điều này sẽ giúp bạn có một tinh thần sảng khoái, sẵn sàng cho những ngày làm việc tiếp theo.
Lời kết
Trên đây là một số phần mềm quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay. Mỗi ứng dụng đều có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và thói quen của từng người. Hãy thử sử dụng từng ứng dụng một và xem ứng dụng nào mang lại cảm giác thoải mái và dễ sử dụng nhất với bạn. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của bạn bè, đồng nghiệp để có thêm thông tin. Đừng ngại thử ngay nhé!
Nguồn tham khảo: https://hegka.com/articles/top-10-phan-mem-quan-ly-thoi-gian