Giao tiếp hiệu quả là nền tảng vững chắc cho sự nghiệp nơi công sở. Dù bạn ở vị trí nào, bạn cũng cần phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, từ đồng nghiệp, sếp, đến đối tác. Vậy làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân? Hãy cùng theo dõi những bí quyết “nhỏ mà có võ” trong bài viết dưới đây nhé!
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Giao tiếp là nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ nói, viết, cơ thể để thể hiện suy nghĩ, tâm tư, quan điểm, cảm nhận của bản thân một cách rõ ràng, thuyết phục. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là khi bạn khiến người nghe hiểu được ý của bạn, cảm thấy thuyết phục và bị tác động bởi lời nói của bạn.
Cách giao tiếp hiệu quả quan trọng như thế nào?
Nhờ giao tiếp, bạn có thể truyền tải thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, giúp công việc diễn ra thuận lợi. Bởi khi cả hai hiểu ý nhau, sẽ dễ dàng hợp tác và tiến hành những bước tiếp theo.
Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả không chỉ là khả năng nói, mà còn là khả năng lắng nghe. Khi đối phương cảm thấy được thấu hiểu, bạn sẽ tạo dựng được sự tin tưởng và vị thế trong mắt họ. Từ đó, giúp bạn đạt được những mục tiêu mà mình mong muốn.
Khả năng giao tiếp lưu loát sẽ giúp bạn kết nối với nhiều người, mở rộng mối quan hệ và tìm kiếm những cơ hội mới.
Các cách cải thiện kỹ năng giao tiếp
Tầm quan trọng của giao tiếp ai cũng biết, nhưng làm thế nào để giao tiếp hiệu quả thì không phải ai cũng làm được. Nếu bạn đang loay hoay tìm cách để giao tiếp sao cho đạt được mục đích, hãy tham khảo ngay các hướng dẫn của Monday Career nhé!
Có kế hoạch giao tiếp cụ thể
Trước tiên, bạn cần xác định rõ mục đích của cuộc trò chuyện. Bạn muốn làm gì? Bạn muốn đạt được điều gì?
Tiếp theo, hãy lập danh sách những gì bạn cần nói. Điều gì là quan trọng nhất? Điều gì cần được nhấn mạnh?
Cuối cùng, hãy cân nhắc những yếu tố khác như đối tượng, địa điểm, thời gian,… để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ.
Chọn lọc ngôn từ
Trong công ty, chúng ta sẽ phải giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, từ đồng nghiệp, cấp trên đến đối tác. Chính vì vậy, ngôn ngữ sử dụng cần phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp.
Trong cuộc trò chuyện thân mật với đồng nghiệp, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thoải mái, gần gũi. Tuy nhiên, trong cuộc họp có sự hiện diện của sếp và đối tác, bạn cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự. Điều này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối phương và nâng cao hiệu quả giao tiếp.
Chọn lọc ngôn từ phù hợp sẽ giúp đối phương hiểu nhanh hơn thông tin được truyền đạt. Đồng thời, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng vì bạn đã chắt lọc những ngôn từ phù hợp nhất.
Để làm giàu vốn từ giao tiếp, bạn có thể quan sát những cuộc hội thoại từ mọi người xung quanh. Đó sẽ là chất liệu để bạn có thể học hỏi nhanh nhất và áp dụng vào trong trường hợp của mình.
Điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với từng đối tượng
Mỗi người có một tính cách và cách giao tiếp khác nhau. Vì vậy, điều quan trọng nhất khi giao tiếp là điều chỉnh phong cách sao cho phù hợp với đối tượng.
Với đồng nghiệp bận rộn, bạn nên nói chuyện ngắn gọn, đi vào trọng tâm. Tránh nói vòng vo, lan man, hoặc đưa ra những thông tin không cần thiết. Với người phóng khoáng, bạn có thể giao tiếp thoải mái, gần gũi. Tránh sử dụng những ngôn từ trang trọng, rập khuôn. Với cấp trên, bạn cần chuẩn bị kỹ càng trước khi giao tiếp. Hãy thể hiện sự tôn trọng và tự tin của mình.
Tóm lại, để giao tiếp hiệu quả, bạn cần tìm hiểu về đối tượng và điều chỉnh phong cách sao cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những hiểu lầm và tạo được thiện cảm với đối phương.
Lắng nghe để thấu hiểu câu chuyện
Nghe và lắng nghe là hai khái niệm tưởng chừng giống nhau nhưng thực chất lại có sự khác biệt. Nghe chỉ đơn giản là tiếp nhận âm thanh, còn lắng nghe là chú tâm vào câu chuyện của người đối diện, phân tích và đưa ra những phản hồi chính xác.
Lắng nghe hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, giúp bạn hiểu rõ người đối diện và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ. Tuy nhiên, việc này không hề dễ dàng. Sẽ có những yếu tố nhiễu bên ngoài khiến bạn xao nhãng khỏi cuộc trò chuyện, từ đó khó lòng lắng nghe 100% nếu thiếu đi sự tập trung.
Đọc thêm: Bật mí một vài cách giúp bạn vực dậy tinh thần hiệu quả nhất
Kiểm soát giọng nói
Giọng nói là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong giao tiếp. Giọng nói truyền tải cảm xúc, thái độ và sự tin cậy của bạn đến người đối diện.
Khi căng thẳng hoặc hào hứng quá mức, giọng nói của bạn có thể sẽ thay đổi. Giọng nói run rẩy, đứt quãng do căng thẳng sẽ khiến bạn trở nên thiếu tin cậy, nhất là trong những lần đàm phán cùng khách hàng.
Để khắc phục vấn đề này, bạn cần luyện tập để điều chỉnh âm lượng và cách phát âm của mình. Hãy tập luyện thường xuyên, với bạn bè hoặc người quen. Họ sẽ giúp bạn nhận ra những yếu điểm trong cách phát âm của mình và đưa ra lời khuyên hữu ích.
Với một số người đã quen sử dụng phương ngữ, việc luyện tập càng trở nên cần thiết hơn. Bởi lẽ, nó sẽ giúp bạn giao tiếp dễ dàng hơn với những người ở địa phương khác.
Biết cách điều khiển cảm xúc cá nhân
Điều bạn nói không quan trọng bằng cách bạn nói. Cùng một thông tin, nhưng ngữ điệu và tốc độ khác nhau sẽ mang đến những trải nghiệm khác nhau nơi người nghe.
Giọng điệu và tốc độ nói thể hiện cảm xúc, thái độ và sự tự tin của bạn. Vì vậy, hãy điều chỉnh giọng điệu và tốc độ nói của mình phù hợp với đối tượng và môi trường giao tiếp.
Trong những cuộc trò chuyện hay trong cuộc họp, sự tranh cãi và bất đồng quan điểm là điều có thể xảy ra. Tuy nhiên, bạn nên học cách điều khiển cảm xúc cá nhân để tránh nói chuyện với giọng điệu gắt gỏng và “chói tai”.
Một mẹo nhỏ là bạn có thể ghi âm cuộc trò chuyện, sau đó về nghe lại tốc độ và giọng điệu của mình để tinh chỉnh phù hợp trong những lần sau.
Chú ý thời gian giao tiếp
Thời gian là vô giá, vì vậy, trong những buổi giao tiếp quan trọng, bạn cần hết sức chú trọng đến yếu tố thời gian. Hãy cố gắng giải thích hoặc trình bày vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích trong khoảng thời gian cho phép.
Đặc biệt, trong các sự kiện lớn, khi thời gian giao tiếp cá nhân không nhiều, bạn càng cần phải chú ý đến điều này. Hãy truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, tránh lan man, dài dòng.
Không diễn đạt vòng vo
Để giao tiếp hiệu quả, bạn cần chú ý đến cách sử dụng ngôn ngữ. Hãy loại bỏ những ngôn ngữ và cấu trúc phức tạp, thay vào đó là những từ ngữ đơn giản, dễ hiểu. Nếu bạn sử dụng tiếng Anh, hãy chắc chắn rằng từ ngữ bạn dùng thể hiện đúng ý nghĩa của điều bạn muốn nói.
Ngược lại, khi được hỏi, bạn hãy trả lời trực tiếp và đi vào trọng tâm. Bạn có thể dành vài giây để suy nghĩ, nhưng đừng trả lời vòng vo, lan man. Bởi lẽ, việc trả lời vòng vo sẽ khiến đối phương mất kiên nhẫn và chẳng thể hiểu được ý bạn muốn nói.
Cách giao tiếp hiệu quả như vậy sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp của mình một cách rõ ràng, dễ hiểu, tạo thiện cảm với đối phương và đạt được mục tiêu giao tiếp của mình.
Đọc thêm: Một số kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bạn nên biết
Ngôn ngữ cơ thể tiết lộ khá nhiều về bạn
Ngoài ngôn ngữ, các yếu tố phi ngôn ngữ trong giao tiếp cũng rất quan trọng. Thông qua ngôn ngữ cơ thể, người đối diện có thể biết được bạn đang cảm thấy như thế nào. Nếu bạn không muốn họ biết mình đang nghĩ gì, hãy kiểm soát những hành động không cần thiết của chân tay.
Ngôn ngữ cơ thể có thể là một công cụ giao tiếp hiệu quả, nhưng cũng có thể gây ra hiểu lầm nếu không được sử dụng đúng cách. Ví dụ, nếu bạn đang ngồi gù lưng và mắt lờ đờ, người đối diện có thể nghĩ rằng bạn đang buồn ngủ hoặc thiếu quan tâm.
Trong một số trường hợp, các cử chỉ của tay chân có thể hỗ trợ cho lời nói, chẳng hạn như khi bạn đang thuyết trình hoặc trình bày ý tưởng. Tuy nhiên, bạn cũng chỉ nên sử dụng nó ở tần suất vừa phải, để tránh tạo ác cảm với người đối diện.
Tránh ậm ừ
Giao tiếp trực tiếp đòi hỏi sự nhanh nhạy và linh hoạt trong ngôn từ, khác với giao tiếp qua email, nơi bạn có thể cân nhắc ý tứ, câu chữ một cách kỹ lưỡng. Vì vậy, việc ậm ừ trong những tình huống như thế là điều khó tránh khỏi.
Tuy nhiên, bạn cần hiểu rằng sự ậm ừ sẽ vô tình khiến cuộc trò chuyện bị kéo dài một cách không cần thiết. Không chỉ thế, nó còn tạo ra một hình ảnh không tốt trong mắt đối phương. Họ có thể nghĩ bạn đang lo lắng, hồi hộp, thiếu chuẩn bị hoặc thậm chí là không trung thực trong lời nói.
Nếu sự ậm ừ diễn ra quá nhiều lần, nó có thể trở thành một thói quen không tốt và khiến bạn đánh mất sự tự tin.
Đặt câu hỏi khi chưa hiểu
Để tránh hiểu lầm, đặt câu hỏi khi chưa hiểu vấn đề chính là giải pháp tối ưu. Nếu có điều gì bạn chưa rõ, hãy mạnh dạn hỏi để chắc chắn cả hai đang hiểu nhau.
Nhiều người ngại đặt câu hỏi vì sợ người khác nghĩ mình kém thông minh hoặc không chú ý lắng nghe. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn hãy gạt bỏ những suy nghĩ ấy. Bởi nếu không hỏi, những thắc mắc trong đầu bạn sẽ mãi mãi không có lời giải.
Xây dựng lòng tin với mọi người
Giao tiếp lưu loát và biết lắng nghe là những kỹ năng quan trọng trong công việc. Tuy nhiên, chỉ như vậy thôi chưa đủ. Bạn còn cần xây dựng lòng tin với đối phương.
Cách giao tiếp của bạn chính là cách thể hiện tính cách và thái độ của bạn. Nếu bạn luôn thành thật, nói điều mình nghĩ, không phải lúc nào cũng nói điều người khác muốn nghe, bạn sẽ thể hiện được sự đáng tin cậy. Đối phương sẽ cảm thấy tin tưởng bạn, và cuộc trò chuyện sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
Đừng quên trau chuốt ngôn ngữ giao tiếp qua văn bản
Ngôn ngữ nói và viết là hai cách giao tiếp cơ bản của con người. Trong thời đại số, khi các nền tảng làm việc trực tuyến lên ngôi, kỹ năng viết trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Hãy thử nghĩ xem, trong công việc, bạn sẽ cần viết những gì? Email, báo cáo, bài thuyết trình, hồ sơ xin việc,… Tất cả những tài liệu này đều đòi hỏi kỹ năng viết tốt để truyền tải thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc và thu hút.
Vậy làm thế nào để rèn luyện kỹ năng viết? Bạn có thể bắt đầu với những điều đơn giản như viết những dòng trạng thái trên Facebook. Sau đó, bạn có thể nâng độ khó bằng cách viết ra những điều mình suy ngẫm trong đầu trên nhật ký, sổ tay, điện thoại, blog,…
Để giúp bạn viết hay hơn, hãy đọc nhiều sách, báo, tạp chí để làm giàu vốn từ vựng và các cấu trúc câu. Bạn cũng có thể tham gia các lớp học viết, các buổi workshop về kỹ năng viết để được hướng dẫn và học hỏi từ các chuyên gia.
Sẵn sàng nhận góp ý và chỉnh sửa
Mắc sai lầm trong giao tiếp là điều không thể tránh khỏi, ngay cả với những người có kinh nghiệm. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải biết rút kinh nghiệm từ những sai lầm đó để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.
Một cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng giao tiếp là mở lòng hơn trước các cuộc trò chuyện và không ngại nhận góp ý từ người khác. Khi bạn sẵn sàng lắng nghe những nhận xét của người khác, bạn sẽ có thể học hỏi từ những sai lầm của mình và ngày càng trở nên hoàn thiện hơn.
Không ai ngay từ đầu đã trở thành người giao tiếp giỏi nếu không trải qua những va vấp ban đầu. Những sai lầm sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bản thân và những điểm cần cải thiện. Vì vậy, đừng ngại mắc lỗi, hãy coi đó là cơ hội để học hỏi và phát triển.
Monday Career hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có thêm động lực để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Hãy luôn nhớ rằng, giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng giúp bạn thành công trong học tập và công việc.
Tham khảo: https://hegka.com/articles/ky-nang-giao-tiep-la-gi-vai-tro-cua-ky-nang-giao-tiep-trong-cong-viec