Thế hệ trước quen với văn hóa công sở 9-to-5, nhưng những người trẻ ngày nay lại đề cao sự tự do, thoải mái qua làm việc từ xa. Đại dịch COVID-19 càng thúc đẩy xu hướng này, khiến làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.
Làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích như tiện lợi, linh hoạt, nhưng cũng là thử thách lớn nếu không có phương pháp phù hợp. Lợi ích của hình thức này khiến nhiều doanh nghiệp chuyển hướng sang làm việc từ xa hoàn toàn hoặc mô hình hybrid.
Trong bài viết này, Monday Career sẽ chia sẻ bí quyết giúp cá nhân làm việc từ xa hiệu quả, đồng thời cung cấp hướng dẫn làm việc từ xa cho doanh nghiệp dễ thực hiện và tối ưu hiệu suất của nhân sự.
Làm việc từ xa: Xu hướng tất yếu chứ không phải “trào lưu”
Ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19
Đại dịch COVID-19 đã khiến chúng ta buộc phải ở nhà hoặc cách ly, tạo điều kiện cho xu hướng làm việc từ xa phát triển mạnh mẽ.
Ngay cả khi đại dịch đã qua đi, người lao động vẫn lo ngại về những đợt bùng phát dịch tiếp theo. Bên cạnh đó, họ cũng nhận thấy những lợi ích của việc làm việc từ xa như linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Tất cả những yếu tố trên đã khiến làm việc từ xa trở thành một xu hướng tất yếu trong tương lai.
Sự bùng nổ của thế hệ Z – nguồn nhân lực tương lai
Làm việc từ xa là xu hướng tất yếu của thời đại, được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của thế hệ Z và những lợi ích mà nó mang lại.
Gen Z là thế hệ sinh ra trong thời đại công nghệ số, họ có tư duy tự do, linh hoạt và đề cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Do đó, họ có xu hướng lựa chọn hình thức làm việc từ xa, nơi họ có thể tự do làm việc theo cách mình muốn, ở bất cứ đâu họ muốn. Có đến 69,5% Gen Z thích làm việc theo hình thức hybrid, kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Điều này cho thấy, làm việc từ xa đang dần trở thành một xu hướng phổ biến, đặc biệt là đối với thế hệ Z.
Chiêu mộ nhân tài linh hoạt
Các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân tài lớn, muốn mở rộng phạm vi tuyển dụng sẽ cần xem xét đến việc cho phép nhân sự làm việc từ xa. Với sự phát triển của công nghệ, các thiết bị hỗ trợ làm việc từ xa đã giúp giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng hơn.
Tuyển dụng nhân sự vượt qua khoảng cách địa lý nhờ vào cơ chế làm việc từ xa sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về nhân sự, chẳng hạn như:
- Thu hút và giữ chân nhân tài ở mọi nơi trên thế giới
- Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng
- Nâng cao hiệu quả làm việc
Nhận thấy những lợi ích to lớn của hình thức làm việc từ xa, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển mình sang hình thức này. Tuy nhiên, quá trình ban đầu có thể gặp nhiều khó khăn, bởi không phải doanh nghiệp nào cũng thích ứng nhanh với thay đổi. Ngay cả người lao động cũng cần có thời gian và phương pháp để thay đổi một cách đúng đắn và hiệu quả.
Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng và thu lợi từ các mô hình làm việc từ xa
Hướng dẫn làm việc từ xa cho doanh nghiệp
Để quản lý hiệu quả nhân sự từ xa, doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố sau:
- Thay đổi hành vi và phong cách quản lý: Ban lãnh đạo và nhà quản lý cần thay đổi tư duy, từ bỏ những cách quản lý truyền thống, tập trung vào việc giao tiếp, trao quyền và hỗ trợ nhân viên.
- Áp dụng các phương pháp và công cụ quản lý hiệu suất mới: Các phương pháp và công cụ quản lý hiệu suất truyền thống có thể không phù hợp với hình thức làm việc từ xa. Doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp và công cụ mới, phù hợp hơn với đặc thù của làm việc từ xa.
- Xây dựng mối quan hệ và tương tác với nhân viên: Do khoảng cách địa lý, nhân viên làm việc từ xa có thể dễ bị cô lập, thiếu gắn kết với công ty và đồng nghiệp. Doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng mối quan hệ và tương tác với nhân viên để duy trì gắn kết.
Bước đầu triển khai những yếu tố cơ bản trên sẽ giúp doanh nghiệp dần định hình được hướng đi trong hành trình chuyển từ cách làm việc truyền thống sang làm việc từ xa. Từ đó, doanh nghiệp tiếp tục chỉnh sửa, và tối ưu để xây dựng một mô hình làm việc từ xa riêng cho nhân viên của mình.
Thay đổi phong cách quản lý
Thay đổi mô hình làm việc đồng nghĩa với việc các cách quản lý cũ cần được thay đổi để phù hợp với tình hình mới. Điều này là tất yếu, bởi làm việc từ xa có những đặc thù riêng, đòi hỏi những phương pháp quản lý linh hoạt và hiệu quả hơn.
Ví dụ, thay vì giám sát từng bước trong quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể tập trung vào kết quả cuối cùng và giao phó công việc cho nhân viên. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tin tưởng nhân viên và tạo điều kiện cho họ phát huy tối đa năng lực của mình.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần tạo điều kiện và đào tạo nhân viên. Việc đào tạo giúp nhân viên có đủ kiến thức, kỹ năng và phương tiện cần thiết để làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tạo môi trường làm việc thuận lợi, khuyến khích nhân viên trao đổi, chia sẻ và hợp tác với nhau.
Áp dụng các phương pháp quản lý hiệu suất phù hợp
Các phương pháp quản lý hiệu suất dựa vào kết quả công việc hoặc mục tiêu như OKRs đang trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp triển khai mô hình làm việc từ xa hoặc hybrid. Những phương pháp này mang lại hiệu quả tích cực, giúp nhân viên và quản lý nắm rõ công việc, dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất, kịp thời tháo gỡ vướng mắc.
Cung cấp các công cụ hỗ trợ làm việc đắc lực
Hiện nay, có rất nhiều công cụ được phát triển để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần nghiên cứu và lựa chọn những công cụ phù hợp với nhu cầu của mình, từ đó đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa của nhân viên.
Các công cụ quản lý công việc, đồng bộ dữ liệu là những công cụ cần thiết giúp nhân viên nắm rõ công việc, phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp. Bên cạnh đó, các phần mềm giúp giảm các tác vụ tay chân, tăng hiệu suất công việc cũng rất hữu ích cho nhân viên làm việc tại nhà.
Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí và tăng sự gắn kết của nhân viên.
Xây dựng các chương trình kết nối với nhân viên
Một trong những hạn chế của làm việc từ xa là giảm sự tương tác giữa người với người. Điều này có thể dẫn đến sự mất kết nối, khó hòa nhập khi đi làm lại tại văn phòng.
Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm sát sao đến vấn đề này và có những biện pháp khắc phục. Một số hoạt động cần thiết bao gồm:
- Check-in thường xuyên để cập nhật tình hình của nhân viên, đồng thời lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của họ.
- Tổ chức các buổi hỏi thăm, khích lệ tinh thần cho đồng nghiệp để tăng sự gắn kết.
Các hoạt động này cần được tổ chức một cách hợp lý và tinh tế, tránh gây khó khăn hoặc bất tiện cho người làm ở nhà.
6 Mách nhỏ nhưng có võ về bí quyết làm việc từ xa
Lập thời khoá biểu phù hợp
Không ai giám sát không có nghĩa là bạn được phép thả lỏng bản thân. Bạn không thể thức khuya, ngủ nướng, xem phim, tán gẫu với bạn bè bất cứ lúc nào. Nếu không muốn công việc dồn ứ vào ngày cuối cùng, bạn cần có kế hoạch rõ ràng.
Hãy lập thời gian biểu cho mỗi ngày, mỗi tuần, kết hợp với lịch trình cá nhân và làm việc vào thời điểm bạn tỉnh táo nhất.
Tạo không gian làm việc từ xa của riêng bạn
Không phải cứ ở nhà là bạn không cần có một “văn phòng” riêng. Thay vì làm việc trên ghế sofa, giường ngủ, hãy dành một góc hoặc một phòng riêng chỉ dành cho công việc online.
Việc ngăn cách không gian làm việc với không gian giải trí sẽ giúp bạn tránh bị phân tâm, tập trung cao độ vào công việc. Đây là một trong những cách làm việc hiệu quả mỗi ngày mà bạn nên làm đầu tiên.
Thay đổi địa điểm làm việc
Không nhất thiết phải làm việc hoàn toàn ở nhà, bạn có thể “đổi gió” bằng cách thay đổi địa điểm làm việc.
Bạn có thể đến một quán cà phê, thư viện, công viên, hoặc bất kỳ nơi nào bạn cảm thấy thoải mái. Hoặc nếu không muốn ra khỏi nhà, bạn có thể thử đổi chỗ bàn làm việc, hoặc làm việc ở ban công.
Một lời khuyên cho bạn là hãy tránh xa chiếc giường ngủ, vì bạn sẽ khó lòng cưỡng lại sức cám dỗ của nó.
Không mặc đồ ngủ khi làm việc
Nhiều người cho rằng “ở nhà thì mặc gì cũng đâu có quan trọng”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, khi làm việc tại nhà, bạn có thể mặc bất cứ trang phục gì, trừ đồ ngủ.
Việc mặc đồ ngủ sẽ khiến bạn cảm thấy uể oải, lười biếng và không có hứng thú tập trung vào công việc. Vậy, giải pháp là gì?
Hãy làm tất cả những việc như khi bạn phải đến công ty. Từ dậy đúng giờ, uống chút cà phê, và mặc một bộ đồ tươi tắn, thoải mái. Bằng cách này, bạn sẽ đánh thức bộ não và thông báo với nó rằng giờ làm đã tới.
Giảm các tác nhân gây mất tập trung
Khi làm việc từ xa, bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều cám dỗ, khiến bạn khó tập trung. Bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả nếu cùng lúc đó đang nghe bản tin thời sự, canh chừng nồi súp, hoặc nhắn tin với bạn bè. Não bộ của chúng ta không được thiết kế để làm nhiều việc cùng một lúc.
Biết điểm dừng
Đây có lẽ là trở ngại lớn nhất đối với những người làm việc tại nhà: không biết khi nào nên dừng công việc. Nhất là khi làm việc cho công ty ở khác múi giờ, bạn sẽ bị cuốn vào vòng xoáy của những tin nhắn 24/24.
Tuy nhiên, sức khỏe vẫn là quan trọng nhất. Hãy thiết lập thời gian biểu, đi ngủ đúng giờ và đảm bảo ngủ ít nhất 7 tiếng mỗi ngày.
Đọc thêm: Một số mẹo để rèn luyện tính Kỷ luật bản thân khi làm việc
Giữ kết nối
Dù làm việc với máy tính hầu hết thời gian, giao tiếp vẫn là một phần quan trọng của công việc. Đặc biệt, khi không thể gặp trực tiếp, những cuộc họp online, tin nhắn video call chính là chìa khóa giúp bạn nắm bắt thông tin và phối hợp nhịp nhàng với các đồng đội ở xa.
Vì vậy, hãy luôn cập nhật tiến độ công việc, lên lịch họp online thường xuyên và đừng ngại gửi mail nếu có bất kỳ vấn đề nào.
Ăn uống điều độ
Có phòng bếp ngay bên cạnh là một trong những lợi thế của làm việc tại nhà. Bạn có thể nhanh chóng lấy đồ ăn từ tủ lạnh hoặc bàn ăn để giải quyết cơn đói mà không cần rời khỏi chỗ ngồi.
Tuy nhiên, không ít người chỉ ăn qua loa hoặc “uống cà phê sống qua ngày” vì khối lượng công việc lớn. Chế độ ăn uống không lành mạnh trong thời gian dài sẽ khiến bạn mệt mỏi, uể oải, suy giảm trí nhớ và khả năng tập trung. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.
Vì vậy, bạn hãy cố gắng ăn đủ bữa với những thực phẩm giàu chất dinh dưỡng, như trái cây, rau củ, ngũ cốc nguyên hạt, và protein nạc. Hãy hạn chế ăn đồ ăn nhanh, đồ ăn chế biến sẵn, và đồ uống có đường. Uống nhiều nước cũng rất quan trọng để giữ cho cơ thể khỏe mạnh và tỉnh táo.
Trang bị thiết bị
Wifi là yếu tố quyết định sự thành bại của công việc từ xa. Vậy nên, hãy đảm bảo rằng nơi bạn làm việc có đường truyền ổn định, không bị gián đoạn.
Bên cạnh đó, hãy trang bị cho mình những thiết bị chất lượng, phù hợp với nhu cầu công việc. Một chiếc máy tính mạnh mẽ, bàn phím thoải mái, và tai nghe chất lượng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Đừng tiếc tiền đầu tư cho những trang bị này. Sự đầu tư này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Nuôi dưỡng các mối quan hệ
Làm việc từ xa hiệu quả đòi hỏi sự giao tiếp hiệu quả. Khi làm việc online, bạn sẽ dành phần lớn thời gian một mình. Tuy nhiên, đừng vì vậy mà quên đi mối quan hệ giữa bạn và các đồng nghiệp.
Dành chút thời gian trò chuyện về các chủ đề ngoài công việc và sử dụng các cuộc gọi video sẽ giúp bạn nuôi dưỡng kết nối với đồng nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy gắn bó và thoải mái hơn khi làm việc. Hơn nữa, bạn sẽ không cảm thấy cô đơn khi phải một mình chiến đấu với công việc. Việc này sẽ có lợi cho sức khỏe tinh thần của bạn về lâu dài.
Lời kết
Làm việc từ xa đang trở thành xu hướng của tương lai, mở ra nhiều cơ hội cho giới trẻ. Với hình thức làm việc này, bạn có thể tự do lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng cuộc sống.
Monday Career mong rằng hướng dẫn làm việc từ xa cho doanh nghiệp và mẹo giúp cá nhân làm việc từ xa hiệu quả sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hình thức làm việc này và tận dụng nó một cách tối ưu.
Tham khảo: https://hegka.com/articles