Bạn đã biết đến công việc quản trị viên hành chính qua bạn bè? Bạn tò mò công việc này là gì và những công việc mà một Admin officer cần làm là gì? Nếu vẫn còn thắc mắc, hãy đọc bài viết này để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!
Admin Officer là gì?
Admin Officer, hay còn gọi là Quản trị hành chính văn phòng, là vị trí chịu trách nhiệm chủ trì mọi hoạt động hành chính trong doanh nghiệp. Từ việc kế hoạch hóa, kiểm soát đến phân bổ công việc cho các bộ phận, họ đều đảm nhiệm một cách chu đáo.
Bên cạnh đó, admin văn phòng còn là bà đỡ của doanh nghiệp, xử lý các công việc nội bộ như tiếp khách, lễ tân, cung cấp thiết bị làm việc và mua sắm văn phòng phẩm,… Họ cũng là đầu mối tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, giúp doanh nghiệp luôn có một đội ngũ vững mạnh.
Đặc biệt, admin officer còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ luật doanh nghiệp và các quy định khác áp dụng cho ngành kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hoạt động một cách hợp pháp và an toàn.
Đọc thêm: Admin Executive là gì? Mô tả công việc và mức lương
Mô tả công việc admin officer là gì?
Công việc Admin là gì? Admin officer, hay còn gọi là Quản trị hành chính văn phòng, là người đảm nhận mọi hoạt động hành chính trong doanh nghiệp. Cụ thể:
Lễ tân văn phòng
Admin văn phòng là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, đối tác khi họ đến công ty. Họ là bộ mặt của doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của công ty.
Công việc của admin văn phòng rất đa dạng, bao gồm:
- Tiếp nhận và xử lý các cuộc điện thoại từ khách hàng, đối tác.
- Tiếp đón khách hàng, đối tác đến công ty.
- Hỗ trợ xử lý các tài liệu như đóng dấu, in ấn, chuẩn bị các thiết bị cần thiết.
- Thực hiện công tác thư ký như sắp xếp lịch họp, lưu trữ tài liệu,..
Quản lý giấy tờ, hồ sơ
Admin văn phòng là những người xử lý tất cả các công văn, hồ sơ từ các bộ phận trong công ty. Họ sắp xếp, phân loại và chuyển đến từng bộ phận có thẩm quyền để giải quyết.
Bên cạnh đó, admin văn phòng còn là cánh tay nối dài của lãnh đạo, đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng như:
- Soạn thảo các văn bản cần thiết cho lãnh đạo khi ban bố những quyết định, yêu cầu nào đó.
- Hỗ trợ tư vấn việc in ấn, đóng dấu mộc.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu các phòng ban.
Lên bảng lương mỗi tháng
Admin văn phòng không chỉ là người xử lý các công việc hành chính, mà còn là người đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của admin văn phòng là theo dõi bảng chấm công của nhân viên hàng tháng. Họ xử lý ngay những trường hợp sai sót để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
Cuối tháng, admin văn phòng sẽ tổng hợp bảng chấm công và lên bảng lương. Bảng lương sẽ được gửi cho kế toán để thực hiện các thủ tục thanh toán.
Quản lý trang thiết bị, tài sản
Để đảm bảo tài sản công ty được an toàn và sử dụng hiệu quả, admin văn phòng cần thực hiện các công việc sau:
- Thường xuyên kiểm soát, kiểm kê tài sản công ty để nắm bắt tình hình và phát hiện kịp thời những tài sản bị mất mát, hư hỏng.
- Lên kế hoạch và bảo trì những trang thiết bị cũ hay bị hư hỏng để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo hoạt động tốt.
- Theo dõi tình trạng hoặc thay mới các trang thiết bị cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của công ty.
Quản lý hồ sơ nhân viên
Admin văn phòng có trách nhiệm quản lý số lượng nhân viên nội bộ, đảm bảo số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Họ cũng là người lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng và lên kế hoạch phỏng vấn để tìm kiếm những nhân sự phù hợp với doanh nghiệp.
Kỹ năng cần có ở admin officer là gì?
Chuyên môn, kỹ năng vị trí
Yêu cầu tối thiểu về trình độ chuyên môn của vị trí Admin Officer là tốt nghiệp trung học phổ thông. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều nhà tuyển dụng lại yêu cầu ứng viên có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân, tốt nhất là các ngành hành chính công, kinh doanh thương mại hoặc các ngành có vị trí tương tự.
Admin Officer cần có các kỹ năng sau để có thể hoàn thành tốt vai trò của mình:
- Kỹ năng kế toán cơ bản, đặc biệt là về các khoản chi và trả.
- Kỹ năng quản lý thời gian và lập trình.
- Kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm.
- Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống.
- Khả năng sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng cơ bản.
- Khả năng có thể thực hiện nhiều việc bao quát.
- Kỹ năng ngoại ngữ.
Trong đó, kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cực kỳ cần thiết, bởi vị trí Admin Officer phải làm việc với rất nhiều phòng ban và cả ban giám đốc. Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng giúp Admin Officer thành công trong công việc.
Tố chất và kinh nghiệm
Về kinh nghiệm, Admin Officer cần có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực để có thể xử lý các công việc đa dạng. Nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên tuyển dụng ứng viên có nhiều kinh nghiệm trong các ngành nghề như kinh doanh, tiếp thị hoặc kinh tế đối ngoại.
Về tố chất, Admin Officer cần có các tố chất sau:
- Sức khỏe tốt để có thể đáp ứng khối lượng công việc lớn.
- Tính tỉ mỉ, có độ chính xác cao để đảm bảo các công việc được thực hiện chính xác.
- Nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời.
- Thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đề ra để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
- Biết sắp xếp công việc hợp lý để đảm bảo công việc được thực hiện khoa học và hiệu quả.
- Yêu thích công việc bàn giấy, văn phòng để có thể gắn bó lâu dài với công việc.
- Chịu được áp lực công việc do khối lượng công việc lớn và tính chất công việc đòi hỏi sự chính xác cao.
- Thái độ thao tác và tư duy cầu tiến để luôn sẵn sàng học hỏi và phát triển bản thân.
Nhìn qua, nhiều người sẽ nghĩ công việc Admin Officer khá nhẹ nhàng, nhưng thực tế lại mang nhiều áp lực và yêu cầu cao về kinh nghiệm và tố chất. Một ứng viên cần hội tụ tương đối đủ những tố chất trên để có thể hoàn thành tốt công việc này.
Kết luận
Qua những thông tin trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ về Admin Officer là gì và vai trò của họ đối với doanh nghiệp. Có thể nói, đây là một vị trí quan trọng, đa nhiệm, quản lý tất cả những nhân sự trong khối hành chính – nhân sự.
Để hoàn thành tốt vị trí này, cần có sự tỉ mỉ, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn tốt. Mặc dù không phải là ngành nghề hot nhất, nhưng Admin Officer vẫn là công việc ổn định, phù hợp với những người muốn gắn bó lâu dài.
Nguồn tham khảo: https://hegka.com/articles/administrative-officer-la-gi