Ai cũng có thể soạn thảo văn bản, nhưng đôi khi vẫn mắc phải những lỗi sai tưởng chừng như nhỏ nhặt. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 10 nguyên tắc soạn thảo văn bản đơn giản để các tài liệu bạn viết thêm chuyên nghiệp, đặc sắc hơn.
10 nguyên tắc soạn thảo văn bạn trên phần mềm Microsoft Office Word gồm:
- 1) Kiểm tra kĩ lỗi chính tả khi soạn thảo văn bản
- 2) Chỉnh kiểu chữ theo nội dung
- 3) Thêm màu sắc cho văn bản
- 4) Căn lề thế nào cho đúng?
- 5) Lề trái phổ biến trong soạn thảo văn bản
- 6) Chăm chút cho “mở bài” của bài viết
- 7) Chèn hình ảnh để văn bản thêm sinh động
- 8) Khoảng cách khi soạn thảo văn bản cũng rất quan trọng
- 9) Đặt các đề mục nhỏ cho văn bản
- 10) Phân chia bố cục văn bản phù hợp
1) Kiểm tra kĩ lỗi chính tả khi soạn thảo văn bản
Đây là lỗi cơ bản nhất trong soạn thảo văn bản. Với những người hay để ý đến văn phong, từ ngữ thì lỗi chính tả là điều “tối kị” với họ khi đọc văn bản. Vì vậy đòi hỏi người viết kiểm tra lại nhiều lần trước khi gửi văn bản đi.
Ngoài lỗi chính tả, dấu câu cũng là lỗi phổ biến. Tùy vào độ dài câu viết và nội dung muốn làm nổi bật lên mà điều chỉnh dấu câu phù hợp để thể hiện hết ý nghĩa của văn bản.
2) Chỉnh kiểu chữ theo nội dung
Phông chữ đa dạng, bắt mắt là yếu tố thu hút người đọc, chưa cần biết bài viết đó hay không. Hai “trường phái” chữ phổ biến trong soạn thảo văn bản là kiểu sẽ “tỏa sắc” hết mức có thể khi được in ra điển hình như: Garamond, Georgia, Hoefler Text, Palatino. Ngược lại những kiểu chữ sẽ đẹp hơn khi xem trên các thiết bị có thể kể đến là: Arial, Gill Sans, Helvetica, Lucida Sans. Tùy mục đích mà chọn phông chữ phù hợp sẽ tăng hiệu quả bài viết.
3) Thêm màu sắc cho văn bản
Màu sắc và định dạng chữ (in đậm, nghiêng, gạch chân) giúp làm nổi bật nội dung chính trong văn bản. Điều này rất có lợi nếu như xem văn bản trên các thiết bị, tuy nhiên khi in trắng-đen thì “tô màu” cho chữ lại không phải lựa chọn hợp lí.
4) Căn lề thế nào cho đúng?
Canh lề hợp lý giúp văn bản dễ đọc hơn. Với khối văn phòng sẽ thường dùng cách căn lề để in trên khổ giấy A4. Sau khi soạn thảo văn bản, xem lại tổng thể và lựa chọn cách căn lề hài hòa nhất tùy vào mục đích sử dụng văn bản đó.
Định dạng canh lề văn bản trên khổ giấy A4:
5) Lề trái phổ biến trong soạn thảo văn bản
Lề trái là thước đo chuẩn được các chuyên gia thẩm định khi thực hiện bài viết. Tuy nhiên do tính thẩm mĩ về văn bản của mỗi người ngày càng đa dạng nên tùy sở thích mà người viết sẽ canh cho đẹp mắt (có thể là lề giữa, nhưng phổ biến nhất vẫn là lề trái).
6) Chăm chút cho “mở bài” của bài viết
Chăm chút cho bài viết/ đoạn văn ngay từ đầu giúp bài viết chỉnh chu hơn. Bạn có thể dùng công cụ làm cho chữ cái đầu đoạn văn lớn lên để thêm phần nổi bật. Ngoài việc “trang trí” thì nội dung, nhất là đoạn mở đầu, vẫn nên ưu tiên chú trọng khi soạn thảo văn bản.
7) Chèn hình ảnh để văn bản thêm sinh động
Sau một đoạn văn bản dài, hình ảnh sẽ giúp làm “dịu mắt” người đọc. Lựa chọn hình ảnh ứng với nội dung, điều chỉnh kích thước và bố trí hợp lý là bạn đã có một văn bản sinh động.
8) Khoảng cách khi soạn thảo văn bản cũng rất quan trọng
Sẽ không ai muốn đọc một bài viết chữ vừa nhỏ vừa sát nhau. Chú ý tùy vào độ dài bài viết mà chọn khoảng cách giữ các dòng/ đoạn văn thích hợp. Chữ trong văn bản nên có khoảng cách vừa đủ, không quá xa và không “dính chùm” nhau. 120 đến 150% là số liệu khoảng cách phù hợp được sử dụng nhiều trong soạn thảo văn bản.
9) Đặt các đề mục nhỏ cho văn bản
Đặt đề mục cho văn bản có tác dụng giúp bám sát nội dung bài viết. Dù là trong văn bản hay các bài báo, khi có các tiêu đề người đọc sẽ tiết kiệm được thời gian đọc cả bài viết dài. Bên cạnh đó đầu văn bản có thể thêm vào mục lục, người đọc cần biết nội dung nào trước sẽ dựa vào đó và đề mục chính mà đi thẳng đến phần cần đọc.
Đây là sự khéo léo của người soạn thảo văn bản giúp “ghi điểm” với người đọc. Riêng với người viết, cách này giúp quản lý và kiểm tra lại văn bản dễ dàng hơn.
10) Phân chia bố cục văn bản phù hợp
Để chia trang, “cắt” trang, thêm số thứ tự trang, chia cột trong trang, đặt tiêu đề trang, … trong một văn bản có thể tham khảo một số tính năng sau:
