Viết email đã quá quen thuộc với chúng ta, các công cụ trong đó giúp ta tăng hiệu quả khi gửi thông tin đi. BCC là một tính năng phổ biến trong các công cụ đó. Vậy BCC là gì? Làm sao tận dụng hết tính năng của BCC?
1) Tìm hiểu BCC là gì?
Blind Carbon Copies, từ đầy đủ của BCC, mang ý nghĩa là gửi đi bản sao kín. Khi gửi email, BCC có chức năng đính kèm nhiều người nhận. Tuy nhiên, người nhận sẽ không biết được ngoài mình ra còn thêm người khác nhận mail.
Ngược lại, CC và To cũng cho phép gửi thư cho nhiều người. Nhưng người nhận sẽ biết được sự “hiện diện” của những người khác nhận cùng nội dung thư với mình. Điều này tạo nên khác biệt giữa BCC – CC – To, cho thấy sự đa dạng trong công cụ của Google mail.
Marketing concept và Selling concept- Những khái niệm cơ bản
2) Tính năng của BCC
Bản chất của BCC là gì? Lúc nào nên và không nên dùng BCC? Đây là vấn đề khiến nhiều người dùng vẫn còn nhầm lẫn khi sử dụng tính năng BCC này.
Các trường hợp có thể hoặc hạn chế “bật chế độ” BCC:
- Nên dùng BCC: Khi muốn gửi thông tin đến nhiều người, nhưng không muốn công khai địa chỉ hộp thư cá nhân của những người đó, lúc này BCC sẽ rất hữu ích. Cũng vậy, muốn gửi cùng nội dung email cho nhiều người, nhưng không muốn hiển thị cả danh sách dài địa chỉ cá nhân khi xem lại, thì BCC sẵn sàng “ra tay” giúp bạn.
- Không nên dùng BCC: “Tác hại” của BCC là gì? Nếu gửi thông tin “mật” của công ty cho những người cần thiết bằng BCC mà không khéo léo và người nhận vô tình bấm “reply all”. Khi đó tất cả người nhận sẽ thấy được ngoài mình ra còn nhiều người khác biết thông tin nữa. “Tác dụng phụ” này của BCC vô tình làm uy tín về độ bảo mật thông tin của bạn bị giảm xuống.
3) Cách dùng của BCC là gì?
Sau khi đã biết BCC là gì, thực chất tính năng của BCC là gì. Tiếp theo là “hướng dẫn sử dụng” BCC một cách chính xác nhất:
- Ở phần gửi thư tới – To phía bên phải nội dung email, nhấp con trỏ chuột vào đó bạn sẽ thấy mục BCC. Một cách mở mục BCC khác là bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + B, lúc này BCC sẽ hiện ra.
- Sau khi thấy mục BCC, kế tiếp bạn nhập địa chỉ thư cá nhân của người nhận vào BCC. Cách làm khác khi dùng BCC, là bạn sẽ nhập địa chỉ thư của “nhân vật chính” – người nhận chính vào mục To – gửi thư tới. Còn lại những người nhận khác thì bạn nhập địa chỉ thư cá nhân của họ vào mục BCC. Sau khi hoàn tất nhập email vào To – gửi thư tới và BCC, cuối cùng bạn bấm gửi email đi – Send.
Đến đây bạn đã biết cách dùng hợp nhất với mình của tính năng BCC là gì rồi đúng không? Tùy trường hợp và mức độ nội dung thông tin, chọn cho mình hình thức sử dụng BCC hợp lý và đảm bảo nhất. Đừng quên kiểm tra tra kĩ lại nội dung mail lần nữa – doube check trước khi gửi đi, dù có dùng To – CC hay BCC đi chăng nữa, để hạn chế tối đa sai sót, nhất là trong công việc.
- Hướng dẫn đăng nhập nhiều tài khoản Gmail trên máy tính và điện thoại
- Marketing là gì ? Những điều quan trọng cần biết về Marketing
- Stakeholder là gì? Stakeholder liên quan đến những ai?